God datakvalitet er avgjørende for å lykkes med CRM

God datakvalitet er helt avgjørende for å oppnå maksimal verdi fra CRM-systemet. Det sikrer bedre beslutningsgrunnlag, økt effektivitet, bedre prosesser, redusert risiko, forbedret kundeopplevelse og overholdelse av lovmessige krav. 

En god CRM-løsning skal gi et 360-bilde av kundene. Satt litt på spissen pleier jeg å si at dersom det ikke står oppført i CRM at noen har vært i kontakt med en kunde, så har det heller ikke skjedd. Ved å ha absolutt all kontakt med kunder og forbindelser i CRM, kan en selger for eksempel vite om en kunde har vært i kontakt med kundeservice, og markedsførerne kan vite at det pågår en salgsprosess. E-poster kan sendes ut automatisk til riktig person på riktig tidspunkt. Dette er helt nødvendig for at den enkelte skal få gjort en god jobb.  

For at dette skal fungere, må kontaktinformasjon og informasjon om bedrifter alltid være oppdatert. Hvis datakvaliteten i CRM er dårlig, risikere du at ansatte tar i bruk andre systemer for å få gjort jobben sin. Det vil føre deg inn i en negativ spiral med stadig dårligere datakvalitet.  

Viktig med struktur 

CRM er i utgangspunktet bare et sett med «bokser», som du selv fyller med relevant informasjon om kunder, forbindelser, bedrifter og prosesser. Informasjonen i boksene kan senere hentes ut igjen og brukes til automatisering, rapportering, analyse og som bakgrunn til manuell oppfølging. Hver gang noen i bedriften har kontakt med en kunde putter de denne informasjonen inn i de forhåndsdefinerte rommene. 

Når du fyller CRM-systemet ditt med informasjon, er det viktig å ha forhåndsdefinerte kategorier. Dette gjør det enkelt for ansatte å legge inn og hente ut informasjon, og for de ulike avdelingene å pleie kundene med den data de trenger. For å oppnå en slik struktur er det viktig å bygge prosesser for å samle og vedlikeholde data, samt holde systemet oppdatert. 

Hver gang du snakker med en kunde legger du det inn på kontakten i CRM. Ser du at det mangler et telefonnummer? Legg det inn. Det går også an å automatisere mange av disse prosessene. 

 Les også: Derfor burde automatisering være viktig for din bedrift

Data med formål og verdi  

Når du har et godt strukturert CRM-system, kan du kvalitetssikre ved å lage Quality Assurance (QA)-rapporter. Disse rapportene sikrer at prosessene blir fulgt av brukerne og at du lett kan fange opp hvis du mangler noe vesentlig.  

Det er viktig å huske på at data du har i systemet ofte skal trigge en handling. Har du feil data, trigger du feil handling og du vil ta feil beslutninger. Når man skal begynne å forbedre eller ta i bruk CRM er det viktig å definere hvilke typer data som er viktig for deg og din bedrift – så må man berike disse datafeltene.  

Les også: Dette bør du tenke på når du bygger et QA-Dashboard 

De 5 viktigste grunnene til å sørge for god datakvalitet:  

1. Bedre beslutningsgrunnlag: Når dataene er av høy kvalitet, er det lettere for bedriften å ta gjennomtenkte og informerte valg.  

2. Økt effektivitet: Når dataene er pålitelige og nøyaktige, reduserer det risikoen for feil og unødvendig arbeid. Dette sparer tid og ressurser. 

3. Redusert risiko: Ubehandlet eller dårlig kvalitet på data kan føre til feil beslutninger, som kan ha negative konsekvenser for organisasjonen.  

4. Bedre kundeopplevelse: Bedrifter som har god datakvalitet kan tilby bedre kundeopplevelser. Ved å ha riktig informasjon om kundene, kan organisasjonen tilpasse kommunikasjon, tjenester og produkter til deres behov og ønsker. 

5. Lovmessige krav: Flere lover og regler stiller krav til god datakvalitet, særlig når det gjelder personvern og databeskyttelse. Bedrifter som ikke oppfyller disse kravene, risikerer bøter og andre sanksjoner. 

Les også: Slik skaper du langvarige kundeforhold ved å bruke CRM 

Vil du bli best på kundereiser må du ha riktig data og bruke den riktig. Sørg for at dine data er sammenkoblet, strukturert, tilgjengelige og oppdatert, så er du langt på vei!