Dette bør du tenke på når du bygger et QA-dashboard

Det er viktig å ha kontroll på datakvaliteten din, og ha oversikt over prosesser og eventuelle integrerte systemer. En måte å få kontroll på er å sette opp et QA-dashboard (Quality Assurance). I dette blogginnlegget skal jeg forklare hva du må tenke på når du skal bygge et slikt dashboard. 

1. Skaff deg oversikt

Det er ingen tvil om at det er nyttig å ha kontroll, og oversikt er det avgjørende ordet. Både for å følge opp datakvaliteten og sørge for at prosessene fungerer som de skal. Derfor er det første du må gjøre å skaffe deg en oversikt over hva du faktisk ønsker å ha kontroll på.

Hvilke data er viktig for deg?

Først må du se på hvilke objekter som er viktig i ditt system. Det kan for eksempel være Contacts, Companies, Deals, Tickets eller Custom Objects.

La oss si Contacts er viktig for deg. Typiske ting du ønsker kontroll over kan da være:

• Alle kontakter har navn og etternavn
• E-post er riktig
• Mobilnummeret er riktig formatert med landskode.

Hvis Deals er det viktigste bør du lage en rapport som viser om alle Deals er koblet til et Company eller en Contact.

Les også: Hvorfor er datakvalitet så viktig i CRM

Hvilke prosesser har du som påvirker dataen i HubSpot?

Før du kan begynne å bygge selve rapporten må du se på hvilke prosesser du har i HubSpot. Det kan være å få kontroll på at riktig person har ansvaret for de salgsklare leadsene, eller at Tickets Stage blir flyttet innen en forventet tid eller at ingen Ticket blir glemt eller liggende åpne. Identifiser prosessene dine og se hvilke deler av prosessen du trenger kontroll over.

Har du i tillegg flere systemer som sender data til HubSpot, bør du ha en full oversikt over hvordan denne dataen kommer inn, hvilke objekter den kobler til og hvilke properties den skriver til. Integrasjoner fører gjerne til Custom Properties, og det er veldig viktig at disse er koblet riktig til de andre objektene i portalen.

Tips: Både Data Quality og Data Model Overview funksjonene til HubSpot kan være nyttige her.

Les også: 3 måter du kan få bedre kontroll på dataen din i HubSpot

2. Bygg rapporten

Når du har kartlagt hvilke data, prosesser og systemer du har (og hvilke elementer i hver av disse du trenger oversikt over) er det bare å sette i gang å bygge rapportene.

Begynn gjerne et sted og jobbe deg videre ut fra dette. Jeg personlig liker å begynne med data, før jeg fortsetter med prosesser og til slutt systemer. Men her er det selvfølgelig individuelt hvordan en liker å jobbe, så gjør det som passer deg best.

3. Kvalitetssjekk

Gjennomfør en kvalitetssjekk slik at du faktisk ser det du ønsker å se, både på dashbordet og i rapportene. Sjekk med jevne mellomrom og rett de feilene som oppstår med en gang.

Det er svært viktig å ha en rutine på gjennomgang av QA-Dashboardet ditt, slik at de feilene Dashboardet løfter frem blir rettet på så fort som mulig. Det kan være lurt at flere har tilgang til dashboardet, slik at dere deler ansvaret for at det er oppdatert til enhver tid. For eksempel kan Contact Owners ta ansvar for at datakvaliteten er god på sine egne kontakter, også kan hver salgssjef ta ansvar for rapportene knyttet til prosessen rundt Deals. Markedsavdelingen eller lignende har gjerne ansvaret for datakvalitet på Unassigned Contacts og rapportene knyttet til system.

Det høres ganske overveldende ut, men selv en kompleks HubSpot-konto trenger ikke nødvendigvis å generere så mange rapporter. Det viktigste er at du trekker frem det du må ha kontroll over for å ha god datakvalitet, og at du kan ha oversikt over at prosessene dine fungerer som de skal.