Hva skal til for å vellykket innføre et nytt system i din bedrift?

Som leder eller del av en ledergruppe har du ansvar for minst ett system, sannsynligvis flere. Min erfaring er at det nesten alltid er knyttet motstand og utfordringer til innføring av nye systemer og løsninger i en organisasjon. I denne artikkelen vil jeg presentere et enkelt grep som kan hjelpe deg å lykkes når det iverksettes et nytt system i din bedrift.

“Your life does not get better by chance it gets better by change”  
- Jim Rohn, Amerikansk entreprenør og forfatter  

Anerkjente utfordringer

Uansett om det er et nytt CRM, ERP, HMS, DSS, BI, CMS eller SCM som skal innføres i bedriften, vil det være en rekke utfordringer du kan møte. Anerkjente selskap som Forbes og Deloitte har spesifisert noen av dem:

• Undervurdere tidsbruk
• Mangelfull opplæring
• Ketchup-effekten: Prøve å gjøre alt på en gang
• Systemet er ikke tilpasset bedriftens egentlige behov
• Undervurdere kostnadene
• Manglende involvering av ansatte
• Forankring av prosjektet
• Manglende kontroll av erfaringer fra tidligere prosjekter
• For få ressurser avsatt til prosjektet
• Feil ressurser avsatt til prosjektet
• Manglende forståelse av mål
• Manglende åpenhet rundt innvendinger
• Manglende forståelse for support/service etter at systemet er live

Av erfaring så er det spesielt én av disse som skiller seg ut for de fleste bedrifter, og som er avgjørende for at innføringen av det nye systemer blir både vellykket og effektivt: Manglende involvering av de ansatte. 

Dette har jeg et enkelt forslag til en løsning på.

All ledelse er endringsledelse

Tidligere var det mye fokus på det som kalles endringsledelse, men jeg opplever at endringsledelse egentlig bare er ledelse. For norske virksomheter er i stadig endring. Markedet, konkurrentene og kundene endrer seg. Omstilling og forandringer er for mange blitt en konstant, og selv om noen liker endringer er det hevet over enhver tvil at mange misliker endringer: «Sånn har vi alltid gjort det» og «Løsningen vi har fungerer jo bra nok».

For å kunne takle endringer og holde produksjonstakt samt leveranser oppe er det nødvendig å holde hele virksomheten aktiv og engasjert. Siloer har vært – og er fortsatt – kontraproduktivt når man må søke samarbeid og forståelse for endringene som skal gjøres på tvers av avdelinger.

Motstand og motvilje på mange nivåer

Ved innføring av nye systemer er noe av motstanden du møter overfladisk og vil forsvinne når prosjektet og systemet er i gang. Men du vil sannsynligvis også kunne møte mer systematisk motstand, noe som medfører ekstra tidsbruk, ekstra kostnader og en innføring av et system som aktivt motarbeides. Enkeltpersoners opposisjon kan bidra til at du nå har et nytt system som i praksis er mindre brukbart og verdiskapende enn det gamle.

Ulik bruk av systemet

Andre utfordringer er at det nylig innførte systemet ikke brukes som tiltenkt, ikke brukes av alle eller ikke brukes likt. Det kan være systematisk ved at ulike avdelinger bruker det ulikt fordi de kanskje har hatt forskjellig opplæring og ledelse. Eller mer tilfeldig, der ulike personer i samme avdeling bruker systemet forskjellig. Dette kan skyldes ulik opplæring og ledelse, men også mer bevisst «misbruk».

Løsningen: Involver alle berørte parter

Det mest elementære er å forstå og kommunisere behovet som ligger til grunn for endringen. Før virksomheten setter i gang prosjektet er det derfor svært viktig å kommunisere tydelige mål for endringen:

• Hva er årsaken til innføringen?
• Hvorfor er det viktig for virksomheten?
• Hva er konsekvensene hvis vi ikke gjennomfører endringen?

Å ha et klart og tydelig definert behov og felles visjon om endringen er viktig i alle ledd – fra toppledelse til «gutta på gulvet».

I tillegg til å forstå nødvendigheten av å endre system– eller det å innføre noe nytt generelt – er det å involvere aktuelle parter som berøres av prosjektet. Ledere i avdelinger som blir berørt må involveres for å kommunisere viktigheten til sine ansatte. Brukere må involveres – men hvordan?

Jeg har gjennom min yrkeskarrière blitt utsatt for flere prosjekter med innføring av nye systemer. Følgende har vært felles for de fleste:

• Timelange PowerPoint-presentasjoner
• Uinspirerte presentatører
• Omgående death-by-PowerPoint
• Dørgende kjedelig opplæring

Denne type bruker-involvering fører dessverre til motvilje mot systemene – selv om brukeren kanskje i utgangspunktet er positiv.

Eksempel på enkel bruker-involvering (som virker)

I et prosjekt jeg var involvert i skulle en industrivirksomhet implementere et nytt CRM-system - en avgjørelse tatt på ledernivå. Innledningsvis i prosessen avklarte vi behov og omfang for systemet gjennom workshops. Her involverte vi flere brukere, på ulike nivåer av systemet for å sikre at flest mulig stemmer ble hørt – ikke bare salgs- og markedsledelsen.

Når vi nærmet oss igangsetting og utrulling involverte de brukerne i ukentlige møter og opplæring (korte sesjoner). Dette medfører at alle brukerne får den samme forståelsen for systemet og ikke minst felles kjøreregler. Tidligere erfaring var at systemene de hadde ikke ble brukt likt, noe som medførte at datakvaliteten i egne systemer ikke var god nok. 

De benyttet samtidig muligheten til å samkjøre implementasjon av nytt dokumenthåndteringssystem og etablere en felles forståelse samt bruk av eksisterende ERP- eller økonomisystem. Dette har de gjennomført med svært positiv erfaring. 

Avhengig av størrelse på organisasjonen vil dette kunne gjennomføres på mer eller mindre samme måte, ved involvering av brukere på ulike nivåer og bruksområder av systemet.

Ønsker du hjelp til å finne en løsning for deg og din bedrift? Kontakt oss gjerne for en gratis og uforpliktende samtale: