Kultur spiser digitalisering til frokost

Med en rivende utvikling innen teknologi for flere og flere bedrifter trenger man en strategi for å digitalisere seg og automatisere ineffektive arbeidsprosesser. Hvordan kan vi komme raskt til mål uten å bruke for mye penger og ressurser? En forutsetning for en vellykket digitaliseringsprosess er en god bedriftskultur og evnen til å adoptere endring. Her er mine seks steg til suksess:

Seks steg til forbedret bedriftskultur

1. Erkjenn at virksomheten trenger kulturbygging
2. Jobb for kontinuerlig endring
3. Gjennomfør workshops
4. Utnytt potensialet som ligger i teknologien
5. Jobb med employer branding
6. Vis vei! En god bedriftskultur starter med ledelsen

1. Erkjenn at virksomheten trenger kulturbygging

Kultur kommer av det latinske ordet cultura, som betyr å dyrke, bearbeide eller kultivere. I virksomheter kan vi forklare kultur som felles erfaringer som er opparbeidet i organisasjonen, som over tid har gitt en felles oppfatning av arbeidsplassen som hel og de ansattes roller i den (Schein, E. H., Arnulf, K. & Brun H, 1987, s. 5). Kultur omfatter også alt det vi mennesker er, mener, føler og gjør.

Så hvilke tegn skal jeg som leder se etter for å identifisere kulturen? Hva kjennetegner dårlig kultur? Min erfaring er at det er noen signaler som bør kjennetegne at kulturen er dårlig og at man bør gjøre tiltak. Her er syv punkter du kan vurdere:

• Har selskapet fora hvor kolleger kan møtes utenfor jobbrammene? Hvor godt er dette tilbudet? Hvis det ikke eksisterer slike møteplasser, er det et dårlig tegn.
• Legger ledelsen til rette for sosiale sammenkomster for de ansatte eller ikke? Hvis de ansatte ikke har personalklubb, ikke drar på personaltur, ikke har fredagspils, ikke har bedriftsidrettslag eller andre aktiviteter, bør du ta det som et signal på at noe kan være feil.
• Hvor mange deltar på sosiale arrangementer? Er det veldig få, kan det være et signal om at det er en ukultur i organisasjonen.
• Har man en klar visjon og målsetning for selskapet? Hvis man aldri har gjennomført et kulturprosjekt eller satt seg ned med de ansatte for å definere dette, bør man sterkt vurdere dette.
• Høyt sykefravær kan indikere at noe må gjøres med kulturen.
• Hvor ofte gjennomfører ledere medarbeidersamtaler? Er det en gang hvert annet år, er det for lite. Min erfaring tilsier minimum en gang per år, helst to.
• Har man medarbeiderundersøkelser, og jobber man aktivt med det? Det kan være lurt å gjennomføre det en gang i året for å ta temperaturen på kulturen.

2. Jobb for kontinuerlig endring

Har man en god kultur for endring, jobber digitalt og tar i bruk nye verktøy vil digitaliseringen gå lettere. Det forutsetter at selskapet har en klar visjon, gode prosesser og dedikerte ansatte. Hvis man har mange eldre ansatte, må man gå saktere frem. Har man unge ansatte, gjerne rett fra studiet, kan prosessen gå raskere. Det er likevel viktig å ha en blanding av eldre og yngre ansatte, lære av hverandre og ha mentorordninger.

I forbindelse med en digitaliseringsprosess må man jobbe med budskapet om «hvorfor vi digitaliserer oss». Det er viktig å forklare hensikten til de ansatte, og selge det inn på rett måte. Digitalisering dreier seg om konkurransekraft, hvor en prøver å tiltrekke seg yngre krefter, bli attraktive arbeidsgivere, øke innovasjon og bunnlinje. Har man ikke en kultur for endring og innovasjon, bør man jobbe med disse målsetningene.

Nøkkelen er uansett å involvere de ansatte i mest mulig grad og vurdere å ansette mennesker som har erfaring fra å jobbe digitalt.

3. Gjennomfør workshops

Noen tiltak du kan iverksette i et kulturprosjekt er å gjennomføre workshops med utvalgte på hver avdeling som har meldt sin interesse. Her kan dere sammen jobbe med utfordringer dere støter på, idemyldring om pågående eller potensielle prosjekter, og dere kan sosialisere. Sosialisering er utrolig viktig for å trives på en arbeidsplass og kan bidra til økt produktivitet blant de ansatte.

En positiv erfaring jeg har var da jeg deltok på en «Kaizen», hvor man får et godt innblikk i hvordan bedriften jobber. (Kaizen betyr kontinuerlig forbedring, og er en strategi der ansatte på alle nivåer i et selskap samarbeider proaktivt for å oppnå regelmessige, trinnvise forbedringer i produksjonsprosessen.) Da satte vi opp arbeidsprosessene på post-it-lapper (slik man jobber i dag), og satte opp et ønsket scenario slik at man kunne se gevinster og tentativ kost-nytte/ROI med ny og ønsket prosess.

4. Utnytt potensialet som ligger i teknologien

Digitalisering handler om å utnytte potensialet som ligger i teknologi for å nå strategiske mål, så digitaliseringen i seg selv er ikke nødvendigvis målet. Målet hos oss i MarkedsPartner er å skape verdi for kunder og ansatte. Å skape en kultur for digitalisering handler derfor om å bruke digitaliseringen som et virkemiddel for å oppnå verdiskapning.

Kultur derimot, er et vidt begrep, og det ligger mange elementer bak påvirkningen av en kultur. Man kan likevel se at det er flere kjennetegn og fellestrekk ved organisasjoner som har lykkes med digitalisering. En bedrift med god forståelse av å prøve og feile, og som deretter bruker tid på å lære av de feilene dem finner, er en organisasjon som har lykkes med digitaliseringen. Det er også høy grad av risikovilje, samt fokus på utvikling. Min inspirasjon for dette blogginnlegget fikk jeg etter å ha lest denne artikkelen fra Deloitte. Artikkelen påpeker at ledere som lykkes er de som lar medarbeiderne være med på å utvikle og føle eierskap til endringene som gjøres i bedriften. Artikkelen legger også vekt på åpenhet blant ledelsen og de andre ansatte, og hvor viktig det er å jobbe på tvers av fagfunksjoner.

5. Jobb med employer branding

Employer branding får mer og mer oppmerksomhet som strategi for å bli en mer attraktiv arbeidsgiver. En av grunnene er at man ser at behovet for midlertidig ansettelse øker på grunn av at mange bransjer har rask utvikling der det er enklere å ansette eller engasjere nye medarbeidere fremfor å kurse og utdanne de som har jobbet i virksomheten i mange år. Da er det viktig å finne virksomhetens DNA, og ikke finne på hvem bedriften er. Gjennomfør en medarbeiderundersøkelse hvor du spør de ansatte hvorfor de jobber hos deg og ikke andre. Så er det viktig å skape en god arbeidsplass og spisse de viktigste driverne for din målgruppe innen jobbsøk og intern kompetanseheving, for så å spre budskapet eksternt, på hjemmesiden og i sosiale medier og andre plattformer.

6. Vis vei! En god bedriftskultur starter med ledelsen

Som leder har jeg sett hvor viktig det er at ledelsen involverer seg og pusher for endring. Bedriftskultur starter med de menneskene i virksomheten du har ansvar for. Du må ha en klar visjon og aktivt involvere de ansatte i de ulike fasene av digitaliseringen og endringene som skjer. BDO Norge har etablert en medarbeiderundersøkelse kalt KulturStyrk, en undersøkelse jeg har sansen for. Den handler om å identifisere og dyrke det potensialet som ligger i hver enkelt ansatt. Det er din oppgave som leder å fremme en kultur for digitalisering ved å tørre å ta risiko, jobbe aktivt med talentoppfølging- og utvikling, og skape et klima som gjør de ansatte trygge og hvor det å gjøre feil ses på som en viktig kilde til læring. Skap rom for kreativitet og hør på hva medarbeiderne dine sier.

Lykke til!