7 tips til kriseledelse på avstand

Det skypes, skjermdeles og mailes i de tusen hjemmekontor. Sofaer, kjøkken og barnerom er ominnredet til arbeidsstasjoner – og passiaren ved kaffemaskinen er byttet ut med beinstrekk på terrassen, bleieskift og leksehjelp. Det er tøft nok å lede sin egen arbeidsdag og en korona-fast familie – så hvordan leder man en hel organisasjon fra avstand?

Når vi først sitter hjemme ...

Korona-epidemien har tvunget oss til å lede geografiske spredte medarbeidere som jobber fra hjemmekontor. Vi tar i bruk ny teknologi over hele linja. Hvor lenge denne unntakstilstanden vil vare, vet vi ikke, men når vi en gang har havnet i denne situasjonen, velger vi å se på hvilke muligheter det gir oss.

Vi kommer til å lære mye – og selv om prinsippene for god ledelse er de samme som før, vil kanskje dette tilføre nye dimensjoner til ledelsesfaget.

Vi verken tror eller håper at alt blir «remote» i fremtiden, men vi får kanskje en bedre miks. Vi ser allerede at forurensningen i byene går ned fordi folk pendler mindre. Det er godt for miljøet, og det frigjør tid for den enkelte. Nå gjelder det å gjøre det beste ut av situasjonen og gjøre oss selv og hele organisasjonen kompetente på å bruke de teknologiske mulighetene. I denne artikkelen deler vi sju tips vi håper kan gi deg noen ideer til hvordan du kan lede dine medarbeidere på en effektiv måte – på avstand.

1. Behold roen, vær systematisk og vis empati

Som ledere i en unntakstilstand må vi tenke og opptre rolig og metodisk. Da tar vi bedre beslutninger, og vi oppfattes som trygge ledere av våre ansatte. Samtidig må vi være klar over at mange sitter isolert, uten den sosiale omgangen de er vant til, med andre forstyrrelser enn de er vant til og med tanker og følelser preget av en usikker fremtid. Hvordan vi kommuniserer er derfor like viktig som hva vi kommuniserer. Det å tenke med hodet og tale fra hjertet kan være nok til at medarbeidere klarer å holde motet oppe og fortsette å være inspirerte og produktive. Mennesker reagerer forskjellig i kriser, og som ledere må vi se alle. Det er vanskelig å formidle følelser via det skrevne ord, så kanskje du bør skrive færre e-poster og ta flere telefoner og skype mer enn før.

2. Informer ofte

Mange er rammet av korona-krisen, og flere vil bli det. Dine medarbeidere blir daglig eksponert for alle slags eksperter som i media kommer med tidvis motstridende spådommer, alle tilsynelatende basert på fakta. Likevel er det du, ledergruppen og styret som har ansvar for situasjonen i din virksomhet. Ikke la nyhetsmediene eie det narrativet, så det gir grobunn for grunnløse spekulasjoner. Ta selv eierskap til den historien ved å hyppig informere ansatte om hva som har skjedd, hva som skjer og hvordan horisonten ser ut fra ditt perspektiv. Kanskje du skal ha en åpen virtuell kanal hver fredag etter lunsj hvor du er tilgjengelig? Eller et ukentlig mandagsmøte hvor folk kan stille spørsmål? Daglige, eller flere daglige virtuelle møter for dine ledere vil også gi trygge ledere, som igjen gir en trygg organisasjon. Bare strukturen på dette i seg selv gir trygghet.

3. Sørg for at alle har nødvendig utstyr

Det virker kanskje selvsagt, men ikke for de som ikke er vant til å jobbe hjemmefra over lengre perioder. Sikre at alle har tilgang til viktige arbeidsdokumenter og at alle har nødvendig IT-utstyr som fungerer – og at de har kompetanse til å bruke det effektivt. Test mikrofon og webkamera før viktige kundemøter over nettet. Er skjermen på laptopen for liten til å jobbe lange dager på? Trenger noen to skjermer? Kanskje dere bør investere i portable skjermer til dem som jobber med mange dokumenter på én gang. Ikke alle har et eget rom til hjemmekontoret, men deler stua med barn, hund, samboer eller ektefelle. Noen støydempende hodetelefoner kan gi dem arbeidsro og følelsen av å sitte i sin egen boble – og sikre at produktiviteten blir opprettholdt.

4. Skap en virtuell møteplass

Vi er sosiale vesener. Vi trenger avbrekk fra arbeidet, en god latter og utløp for frustrasjon eller glede. Lunsjen og kaffepausen var det stedet – men det kan gjenskapes virtuelt. Nå, som folk ikke trenger å bruke tid på å komme seg til jobb, har man mer tid på morgenen til en uformell peptalk på 10-15 minutter over Teams, Zoom eller Skype. Gi noen skryt eller anerkjennelse, ta en runde på dagens oppgaver, del en morsom historie og gi medarbeiderne litt medmenneskelig varme i en tid preget av usikkerhet. Gi rom for å fortsette dialogen utover dagen gjennom et skriftlig forum som Slack, Yammer, en lukket Facebook-gruppe eller Teams. Ta lunsjen over Skype. En annen viktig effekt er at man gjenskaper de spontane møtene hvor et «hei» ved kaffemaskinen blir en prat hvor nye ideer oppstår, som er en viktig del av økosystemet i en innovativ bedrift.

5. Lag kjøreregler for virtuelle møter

Det blir gjerne mange videokonferanser når man har hjemmekontor. Som kommunikasjonsform er det mer krevende enn et fysisk møte, så sett klare spilleregler. Med mindre båndbredden kneler, slå på kamera, så dere ser hverandre. Sett mikrofonen på «mute» når du ikke snakker, eller når hunden bjeffer i bakgrunnen. Snakk en om gangen – og om du vil avbryte eller komme med innspill, bruk chatten. Ingen bør multitaske, men være fokusert på møtet. Unngå lange monologer, og fatt deg i korthet. Teams har en funksjon som gjør bakgrunnen din uklar, hvis du vil skjule hverdagsrotet eller folk som kommer og går. Hvis bilde og lyd hakker eller henger, la bildet stå på og ring hverandre opp over telefon, eller kutt videoen av deg selv, så de andre i hvert fall hører deg.

6. Følg opp medarbeiderne dine personlig

En uventet SMS fra sjefen med noen anerkjennende ord kan være et adrenalinkick i en ensom arbeidsdag – eller bare en morsom video eller en god artikkel du har lest. Små gester som viser at du bryr deg og ser dem. Bare ikke gjør det for ofte.

7. Legg til rette for forutsigbarhet i hverdagen

Forutsigbarhet skaper trygghet, og det trenger man i krisetider. Ha en plan med siktemål om å ha en god situasjon etter krisen, som gjerne kan justeres kortsiktig fortløpende. Vær også tydelig på rolle- og ansvarsfordeling. Planlegg alle virtuelle fellesmøter og 1:1-møter på forhånd. Tildel oppgaver fortløpende, ta jevnlige (mål) oppfølgingssamtaler, så du reduserer behovet for at ansatte må jobbe ad-hoc.

Til slutt, vær tålmodig. Dette kan ta tid. Men du verden så mye vi vil lære om oss selv og hverandre. I 2017 lo vi av professor Robert Kelly, som på direktesendt fjernsyn på BBC fikk hjemmekontoret sitt invadert av sine to små barn. Nå kan vi alle kjenne oss igjen i hans situasjon.

Denne artikkelen ble først publisert på Interimbloggen.no