5 steg til en bedre onboarding av nyansatte

I følge SSB var det på landsbasis utlyst 1200 færre ledige stillinger i første kvartal 2020 enn kvartalet før. Selv om enkelte sektorer naturligvis økte sin ansettelseskapasitet, slik som helsetjeneste og bygg og anlegg, var det blant annet 1000 færre ledige stillinger innen forretningsmessig tjenesteyting. Samtidig er det kanskje en del bedrifter som nå opplever et etterslep av nødvendige ansettelser da ansettelsesprosesser ble satt på vent våren 2020. Fra vår egen bransje, som et konsulentselskap som hjelper bedrifter med å lage bedre kundereiser, vet vi at roller som utviklere, digital markedsførere og performance-spesialister er svært ettertraktede. Da handler det ikke bare om å hanke inn de beste, men å holde på de også.

Uansett hva tilfellet måtte være i din sektor eller bedrift, har det sjelden vært viktigere å sørge for at enhver ansettelse bærer så mange frukter som mulig. For den ansatte så vel som for bedriften sin del. Alle som har drevet en bedrift vet hvor kostbart det kan være å miste eller å måtte slippe en ansatt. Proffice (nå Randstad) sin arbeidsmarkedsanalyse fra 2006 anslår at en feilansettelse koster bedriften minimum 500 000 kroner.

Selv har jeg jobbet med rekruttering, strategisk HR og lederutvikling siden 2003, både som ansatt i virksomhet og som innleid konsulent. Det er alltid spennende når vi sitter med søknadsbunker foran oss og skal gå i gang med å velge de beste kandidatene. Samtidig vet jeg at den største jobben starter når arbeidskontrakten er signert. Da blir det vår jobb å iverksette en onboardingsprosess som gagner den nyansatte like mye som den gagner bedriften. Her er mine fem beste tips:

#1: Fra signering til oppstart

Når den beste kandidaten er funnet, og kontrakten (forhåpentligvis) er signert, er det viktig å opprettholde kontakten med den nyansatte. Både for å bygge tilhørighet, men også for å knytte lojalitet. Innlem gjerne den nyansatte i firmaets bedriftskommunikasjon, tilby kontakt med nærmeste leder og ring for å kartlegge behov og preferanse av arbeidsutstyr. Slik er begge parter bedre forberedt og fokusert før oppstart.

#2: Første arbeidsdag

Første arbeidsdag bør alt av utstyr og opplæringsmateriale være på plass. Være seg adgangskort, brukertillatelser, system-login eller manualer i tillegg til arbeidsutstyr. Det er viktig at det blir opprettet en tydelig forståelse av bedriftens visjon, så vel som den nyansattes arbeidsoppgaver og kontaktpersoner via en oppstartsamtale. Husk derfor å ha rollebeskrivelse på plass, samt en tilpasset opplæringsplan for den aktuelle rollen.

Ta gjerne med den nyansatte på en hilserunde – virtuelt eller fysisk. Hvis bedriften er stor, og hilserunden vanskelig lar seg gjøre, kan det være fint for den nyansatte at nærmeste leder går gjennom medarbeiderne og forklarer deres funksjon, både generelt og i tilknytning til den nyansatte. Dette for å trygge hen i sine arbeidsoppgaver og for å etablere et godt fundament for intern nettverksbygging. Men en introduksjon til nærmeste avdeling er alltid på sin plass.

#3: Tett oppfølging i prøvetiden

De første uken kan det være aktuelt med daglig kontakt med nærmeste leder. Informasjon om tidsstyring, timeføring, sykefravær og rutiner bør være temaer som dekkes denne uken. Det kan også være lurt å sette opp møter med nøkkelpersoner i firmaet som den nyansatte bør ha mer inngående kjennskap til.

De påfølgende månedene, fram til prøvetiden utløper, er det viktig at spesielt nærmeste leder opprettholder en tett kontakt med den nyansatte, og kontinuerlig går gjennom arbeidet med oppfølgingssamtaler. Selv har vi disse etter en, tre og fem måneder, mens andre bedrifter kan ha behov for 30 dagers intervaller. Be gjerne den nyansatte om å evaluere tiden som har gått, i tillegg til å gå gjennom opplæringsplan og rollebeskrivelse for å kartlegge oppstarten.

Disse samtalene bør ikke kun dreie seg om den ansatte innfrir på bedriftens forventninger, men også hvorvidt bedriften innfrir den nyansatte sine. Som leder har man et ansvar å ta til seg tilbakemeldinger og erfaringer, og være responsiv på disse. Som ny ser man arbeidskulturen med andre øyne enn dere gjør internt. Dette er en spennende fase hvor det kan komme mange gode innspill til ting bedriften kanskje bør se nærmere på.

#4: Forventningsstyring

Et gjennomgående punkt ved en god onboarding, uansett hvor mange dager, uker eller måneder dere har kommet i prosessen, er forventingsstyring og dokumentasjon. Ved å styre forventinger til arbeidsoppgaver, avdelingsrutiner, bedriftens fremgang, egenutvikling og rapportering, blir både nyansatt og leder tryggere i sin rolle.

Forventingsstyring starter fra det sekundet dere utvikler en stillingsannonse og i innledende intervjurunder med kandidater. En bedrift som overselger seg selv er like lite gjennomtenkt som en kandidat som skryter på seg ikke-eksisterende kvaliteter. Det fører bare til skuffelse. En bedrift som hele veien er tydelige og ærlige om medgang så vel som motgang, får ofte en sterkere tilknytning til de ansatte.

#5: Prøvetiden er kanskje over, men...

Avhengig av kompleksiteten i arbeidsstillingen, tar det gjennomsnittlig ett til to år å komme ordentlig inn i en virksomhet og rollen. Dét bør man være bevisst på. Ha litt is i magen – både som leder og som ansatt.

Prøvetiden er derfor kanskje offisielt over etter seks måneder, men onboardingen fortsetter. Ikke like intenst, og nye forventninger og rutiner blir kanskje stadfestet. Men da er det like viktig at disse blir tydeliggjort og fulgt opp, slik at den nyansatte – som ikke er så ny lenger – har mulighet til å utvikle seg på trygg grunn. Det er bra for medarbeideren, bra for kollegaene og bra for bunnlinja.

Kilder: SSB.