Migrere data til HubSpot

Noe av det første vi gjør når vi setter oss ned med nye kunder, for å migrere eksisterende data til HubSpot, er å kartlegge hva slags data de bør ta med seg. Da er det viktig at vi snakker med hele bedriften, på tvers av avdelinger. Og vi begynner gjerne med de operative brukerne fra kundeservice, marked og salg. Det er tross alt de som anvender kundedata, kundehistorikk og kundeadferd ned på detaljnivå. Hvilken data kan de ikke jobbe uten, og hvorfor? Hvilken data skulle de ønske at de hadde lettere tilgjengelig? Hvilke nye muligheter byr HubSpot på som effektiviserer bruken av data og tydeliggjør nøkkeltall? Denne kartleggingen er en av grunnsteinene i en vellykket implementering av ethvert nytt CRM-system, som hele bedriften kan benytte og glede seg over.

Ingen data tapt

Migrering av data kan omhandle flytting av data fra ett sted til et annet. Være seg fra CRM til CRM, ERP til CRM eller til og med CMS til CRM. Når det hovedsakelig er data som kontaktinformasjon, pipelines og brukeroppgaver som skal flyttes, er det spesielt viktig å ha full kontroll på:

• Kunde- og firmalister
• Leads
• Planlagte hendelser og aktiviteter
• Hvem i bedriften som «eier» kontakten
• Oppfølgingspunkter
• Avtaler

Når data skal migreres til HubSpot, kan man utføre en tradisjonell regneark-import. Da eksporteres all data ned fra tidligere system, og importeres deretter opp igjen i HubSpot.

Dette er i seg selv en stor og teknisk jobb, uansett hvilket CRM du bytter til.

Så hvis bedriften din skal få maksimalt unytte av et nytt CRM-system, bør det også utføres en SQL-spørring. Da sørger vi for at dere kun henter ut og viderefører data som dere faktisk får bruk for fremover. Samtidig som dere unngår gammel data som ofte er en forstyrrende faktor for bedriftens brukere, eller ikke er relevant. All overført data bør med andre ord ha en reell verdi for bedriften, ansatte, kunder og leads.

Bedrifter som ikke har brukt HubSpot før, blir ofte overrasket over hvor mye informasjon og historikk de nå faktisk ser. På en oversiktlig og intuitiv måte.

Data som tidligere kanskje lå gjemt inne i siloer, blir nå en naturlig del av hvert enkelt leads sitt kontaktkort og dashboardet i CRM-systemet til HubSpot.

Migrer data som styrker bedriften

Dernest må utvalget av hvilken data som skal få bli med videre inn i Hubspot, samkjøre med bedriftens definerte forretningsmål innen eksempelvis kundereiser, inbound-metodikk og Account Based Marketing.

Spesielt når flere hundre tusen kontakter og firmaer skal migreres fra ett system til HubSpot, er det viktig å forholde seg til bedriftens forretningsregler.

Vi snakker derfor med salgssjef, kundesenter-ansvarlig, markedsansvarlig og et utvalg av ledere, for å avgjøre hva som skal med av:

• Aktiviteter
• Salgsprosesser
• Hvor langt tilbake vi skal gå
• Hvilke felter avdelingene bruker

Av dette får vi en logikk og oversikt over data som skal med ved uttrekket. Hvis det senere skulle vise seg at bedriften gjerne skulle hatt en bestemt data likevel, går vi bare inn i det gamle systemet og henter akkurat denne ut igjen.

Dataen vi henter ut og rydder opp i, uansett øvrig forretningsstrategi, plasseres inn i HubSpots 4 hoved-objekter (Objects):

Contacts

Dette er individer som bedriften har kontakt med. De som du kommer til å ringe og maile, for å kunne starte, fortsette eller opprettholde et forretningsmessig forhold. Et kontaktkort lagrer informasjon som fornavn, etternavn, email og telefonnummer. Her kan du blant annet finne en historikk over når og hvem som kontaktet dem fra bedriften din sist, digitaladferd og samhandling med din bedrifts kanaler, samt notater registrert på kontakten.

Companies

Companies er naturligvis der hvor kontaktene dine jobber. Du kan ha flere kontakter ved én bedrift, og all samhandling fra de forskjellige kontaktene finner du på ett firma-kort. Firma-kortet lagrer informasjon som navn, domene, industri og telefonnummer. I tillegg kan du legge inn adresse, antall ansatte og omsetting. Enten manuelt eller ved å integrere med Brønnøysundregisteret. Companies kan du også opprette manuelt for å jobbe strategisk med Account Based Marketing (ABM).

Deals

I HubSpot brukes Deals til å styre dine salgsprosesser og spore hvor et salg eller potensielt salg kommer fra. Avtaler vil forflytte seg gjennom stadier, fra starten av en salgsprosess (tilbud) og ender med et salg (lukket vunnet) eller ikke (lukket tapt). Avtale-dokumentet vil lagre informasjon på verdien av salget, når salget er forventet å lukkes og hvem som er ansvarlig for avtalen.

Tickets

Tickets er kundeservice-interaksjonen som du har med dine kunder. Oppgavene (på samme måte som deals) beveger seg også gjennom stadier, fra «åpnet» til «lukket». Oppgavene vil lagre informasjon som kilde, hvor lang tid det tok før kundeservice svarte, og hvor lang tid det tok før henvendelsen ble løst.

Sammen danner data fra objektene grunnlaget for samkjørte dashboards og rapporter, som holder bedriften sanntidsoppdatert.

Hver av disse fire objektene har en liste med egne attributter (Properties) i HubSpot, som følger objektets historikk og hendelser. Disse kan blant annet benyttes for å sette opp workflows, marketing automation, personalisere innhold og kommunikasjon, og hente ut rapporter basert på adferd, behov og hendelser.