Klar tale og tydelig kommunikasjon for ledere

Når du skal skrive til, eller snakke med dine ansatte, kunder, samarbeidspartnere eller kolleger, er det utrolig viktig at du gjør deg forstått. Du tenker sikkert at du ikke hadde blitt leder om du ikke hadde evnen til å gjøre deg forstått? Men husk at det ikke alltid er slik at mottakeren av et budskap oppfatter akkurat det samme som avsenderen mener.

Denne artikkelen gjelder først og fremst skriftlige tekster, men det meste er like aktuelt for taler, muntlige presentasjoner, foredrag eller samtaler. Det å uttrykke seg klart, tydelig og effektivt er en kunst, men ved å være bevisst og trene litt kommer fremgangen raskt.

1. Tid i en travel hverdag

Stress og travle hverdager kan være ødeleggende for hvor våken og fokusert du er når du formulerer deg. Det samme gjelder leserne dine. De har garantert mye å gjøre, og sikkert flere tekster som må leses enn det er tid til. Derfor vinner budskapene som har slagferdige overskrifter, gode sammendrag og et klart språk.

Det er usedvanlig viktig at du er konsentrert og unngår forstyrrende elementer når du skriver viktige tekster. Konsentrasjon er nødvendig for at du skal kunne yte ditt beste. Samtidig må du ha i bakhodet at leserne dine ikke alltid er like fokuserte. Derfor bør du gjøre innhold og språk interessant nok til at du fenger folk. Det er konkurranse om leserens gunst. Tenk at du har et publikum som du ikke ser. Du blir blendet av spotlys, og ser ikke publikum. Men du vet at de er der, og at du må holde på interessen gjennom det du leverer.

Full tilstedeværelse påvirker evnen til å kommunisere tydelig. Virker du travel og stresset i din språkdrakt, kan det påvirke oppfattelsen av det du melder. Tid er mangelvare for de fleste. Ikke sløs med den – verken for deg selv eller andre.

2. Ukomplisert og effektivt

Et godt skriftspråk ligner mye på det muntlige. Men da tenker jeg ikke på politikerspråk, som ofte er altfor ordrikt. Jeg tenker på et språk som er ukomplisert og effektivt, og som ikke sliter ut mottakeren i en massiv ordflom. I gode og presise tekster er det ofte strøket ut og slettet både hele setninger og ord fra den første versjonen.

En nyttig skriveøvelse:

• Skriv en tekst på 20 linjer
• Forsøk så å kutte den ned til 16 linjer, uten at budskapet forsvinner
• Gjenta øvelsen ned til 13 linjer
• ...og til sist til 10 linjer

De fleste klarer å halvere en tekst uten å radbrekke budskapet. Det er selvsagt ikke vanlig å måtte kutte så mye, men jeg vil at du forsøker – bare for å bevise for deg selv at det er mulig. Etter å ha kuttet, kan du gjerne også ta testen med å fargelegge språket litt. Sammenligninger, en metafor, noen spenstige adjektiver eller bare god variasjon i ord og uttrykk. Alle disse er elementer som bryter opp artikkelen på en behagelig måte, slik at den ikke blir så teksttung.

Byråkratspråket og forretningsspråket har flere likheter enn vi liker å innrømme. Skriv heller «vurdere» enn «foreta en vurdering». Bytt ut uttrykk som «fremlegge et forslag om» med bare det enkle ordet «foreslå». På den måten blir språket ditt klarere og enklere å lese. Ofte putter vi altfor mye i en setning for å sprudle litt. Tenk deg om og hold stilen din enkel.

3. Nåtid og aktive verb

Du kjenner helt sikkert noen som du synes formulerer seg tydelig. En som er enkel å forholde seg til, og som er temmelig direkte i sin kommunikasjon. Da tipper jeg at det er en person som snakker mest i nåtid. Har jeg rett?

Bruker du ord som «vil» og «skal», blir du oppfattet som direkte og tydelig. Snakker du i fremtidsperspektiv kan lesere og lyttere begynne å tvile og tenke. Hjernen leder oss på en måte inn i en omvei, og det blir en fleksibilitet i utsagnet.

Rutetider omtales for eksempel oftest i nåtid/presens. «Toget går klokken åtte», er en etablert sannhet og faktaopplysning (hvis VY holder det de lover). Vi vet at det kan bli forsinkelser og kanselleringer, men oppfatter det likevel som tydelig og presist – i motsetning til "Toget skal gå". Sistnevnte er mer en forventning enn en etablert sannhet.

Sier du «ja, det skal jeg ordne», er det større sannsynlighet for at ting ordner seg enn hvis du sier  «ja, jeg skal forsøke å ordne det». Da sår du enda mer tvil og usikkerhet.

Prøv gjerne å erstatte et og annet substantiv med verb. Det er fullt mulig, og oppfattes som en mer troverdig og direkte variant. Du kan for eksempel skrive «utvikling av gode nettsider er viktig». Bytter du ut substantivet «utvikling» med verbet «å utvikle», er du mye mer aktiv og bestemt. Tygg litt på denne omskrivningen: «Det er viktig å utvikle gode nettsider.» Setningen er både aktiv og mer muntlig, altså klar tale.

4. Ja eller nei, eller kanskje

Når jeg leser eller hører noen som uttrykker «Ja, men ...», så oppfatter jeg dette sjelden som et ja. Vi kobler ofte ut når folk svarer slik. Mange av oss lytter eller leser ikke ferdig, fordi vi vet at konklusjonen er nærmere et nei enn et ja.

Min personlige erfaring er at dette gjelder i større grad nordmenn enn svensker og dansker. Samme ord kan ha ulik kulturell påvirkning og oppfattes forskjellig. Tenk på det når du skriver eller snakker til mennesker med ulik nasjonalitet eller kulturell bakgrunn.

Dersom du har behov for å starte en setning med ja for å være mer positiv når du egentlig er på vei til et nei, kan du bruke «ja, og …» i stedet for «ja, men …». Resultatet er at du lettere får gehør, og at folk er interesserte i å lese din korte forklaring eller avslag som kommer.

Det er også viktig å bruke ordet nei noen ganger. Tydelig kommunikasjon handler ikke om å pakke inn budskapet så det ser spiselig og pent ut. Det handler om å få frem standpunkt, fakta og meninger som utdyper det man står for. Det er lov å si nei.

Det er lov å være uenig, og man når ikke så langt over tid ved å være enig med alle. Ordet «nei» er ofte en mer positiv nyhet enn «ja, men». Både du og de du sier nei til synes det oftest er enklere å forholde seg til et konkret nei.

5. Ett poeng om gangen

Når du starter en setning er det viktig at du har klart for deg at du skal sette punktum før du beveger deg inn i neste poeng eller argument. Fremtredende politikere og samfunnstopper har mange ganger, i debattsituasjoner, falt for fristelsen for å ikke sette punktum – av frykt for å miste ordet.

Blir setningene for lange og kompliserte, sliter lesere og lyttere å henge med den logiske oppbygningen i språket ditt. Resultatet er at du kommuniserer dårligere, og at budskapet ikke blir klart og tydelig. Klarer du å sette punktum, og vise at det behøves en kort pause, vil flere forstå.

6. Unngå sammensatte ord og stammespråk

Bruken av sammensatte ord kan også gjøre deg vanskeligere å forstå. Når ordene blir for lange, er det ofte bedre å skrive om setningen. Sammensatte ord kan gi en illusjon av et stramt og effektivt språk, men likevel litt stivt. Det kan være bedre å gjøre om «konferanseforedragene» til «foredragene på konferansen». Ord som «ansattrabattavtale» kan med fordel endres til «rabatt for ansatte». Leseren eller lytteren oppfatter deg tydeligere hvis du er kort og konsis, og i tillegg varierer ordbruken din.

Forkortelser er også en uting, både skriftlig og muntlig. Det stammer fra trykte medier, hvor plassen er begrenset. Skriv ordene helt ut. Teksten vil dermed bli naturlig hvis den også blir lest opp av en datamaskin. Det er bedre med «for eksempel» enn «f. eks.». Skriv «eller lignende», ikke «e.l.». Uansett – bruker du forkortelser, så må du kun bruke forkortelser som du er helt sikker på at ditt publikum forstår.

Det samme gjelder stammespråk; altså sjargong som kun benyttes og forstås av dere i bedriften. Hvis ordene skal nå potensielle kunder og samarbeidspartnere, som ikke benyttes samme stammespråk, faller de fort av. Skriver du til likesinnede, derimot, kan det være at det er nettopp stammespråket som fenger dem. Så her må det gode avveinger til for å avgjøre hvilket type språk du bør benytte.

7. Avsluttende råd

Noen skribenter og talere bare har det. De er tydelige, ukompliserte og lette å forstå. De holder tiden, de holder ord og får det til selv om de er travle. Vi kan alle lære av mennesker som har samsvar mellom ord og handling. Forsøk derfor å lytte ekstra nøye eller les ekstra grundig for å lære av de beste. Språket er et verktøy som man kan trene på å bruke mer effektivt.

Unødvendige fyllord gir grums i budskapet. Ord som prøve, tror, liksom og kanskje kan du like gjerne ta bort. Har du behov for å ta forbehold mister du interessenter. Lederen som alltid tar forbehold blir mange tvilende til. Lederen som fyller stillheten og naturlige pauser med masse støyende ord uten mening, er ikke nødvendigvis lederen som når sine mål.

Vi kan alle bli bedre, og ofte er det små justeringer som skal til. Hvis du deler opp teksten din i korte avsnitt og bruker beskrivende undertitler, oppnår du en god visuell struktur. Dette drar blikket til leseren nedover, og sjansen for at de fullfører teksten øker. Målet bør være å gjøre det enklere både for publikum og deg selv.

En nyttig øvelse som avdekker forbedringspotensial er å lese teksten høyt, eller skru på "tekst til tale"-funksjonen. Ord og setninger som ser fine ut på skjermen, høres ikke nødvendigvis like bra ut når de leses høyt. Selv om teksten ikke er ment til opplesing, er det en god måte å finne språklige forbedringer på. Da legger du lettere merke til om språket virkelig sitter.