Kontinuitet i krisetid: Slik sikrer du driften av virksomheten

Krisen vi nå befinner oss i er trolig i en tidlig fase. Den dårlige nyheten er at det kommer til å bli verre. Den gode nyheten er at hvis du ennå ikke har lagt planer for beredskap og krisehåndtering, har du mulighet til å gjøre det nå, og dermed øke sjansen for å sikre driften i virksomheten. I denne artikkelen gir jeg deg råd om hvordan du skal ta tak i dette arbeidet.

Under en pandemi som den vi opplever nå, bør du tenke verst tenkelige scenario i beredskapssammenheng. Det betyr for eksempel at du må ta høyde for at noen av virksomhetens ansatte faktisk kan omkomme som følge av Koronaviruset. Trolig har du flere medarbeidere som er i risikogrupper. De kan ha diabetes, astma, hjertesykdommer, eller andre utsatte sykdommer. Og gitt antagelsen om at 70 prosent av oss kommer til å bli smittet, kommer vi garantert til å bli berørt på en eller annen måte alle sammen.

Hva skjer med min virksomhet nå – og hva må jeg gjøre?

DSB har utarbeidet en veileder for kontinuitetsplanlegging. Den tar for seg hvordan organisasjoner kan opprettholde kritiske funksjoner ved høyt personellfraværer, og kan være til svært god hjelp i disse tider. For hvordan skal vi planlegge for videre drift med Koronavirus eller lignende hengende over og rundt oss?

Veilederen stiller noen sentrale spørsmål som det er smart å tenke gjennom:

• Hva skjer når personellfraværet øker utover hva man normalt kan forvente?
• Hvilke deler av virksomheten vil bli hardest rammet?
• Hvordan vil virksomheten takle utfordringene og konsekvensene?
• Hvilke konsekvenser kan bortfall av leveranser fra virksomheten få for andre?

HAR DU EN BEREDSKAPSPLAN?

Svarene på spørsmålene over hører hjemme i beredskapsplanen din. Hent den fram, les gjennom og foreta nødvendige korrigeringer. Har du ikke en beredskapsplan, finner du gode råd om hvordan du bør gå fram i denne artikkelen: 9 ting du bør tenke på før du skriver en beredskapsplan.

Avdekk sårbare punkt, vurder mulige tiltak og lag tiltakskort. Slike kort er til stor nytte når en krise skal håndteres både før, under og etter hendelser og kriser.

KRISEHÅNDTERING

Måten du håndterer krisen på kan være avgjørende for virksomhetens videre drift. Vi har tidligere skrevet en del om dette temaet, og mye av det har vi samlet her: Dette må du vite om krisehåndtering. I forbindelse med krisen vi opplever nå, må du stille deg spørsmål du kanskje ikke har gjort tidligere, som for eksempel

• Hvordan skal du følge opp syke medarbeidere når du ikke får besøke dem?
• Hvordan skal eventuelle dødsfall håndteres?
• Hva med pårørende?

HVORDAN PLANLEGGE FOR KONTINUITET?

Legg langsiktige planer. Sørg for kontinuitet. I dette tilfellet innebærer det å sikre produksjon og leveranse av varer og tjenester. Skaff deg oversikt over alle element som inngår i produksjonen av det dere leverer eller er avhengige av. Hvis mange ansatte har hjemmekontor, blir for eksempel IT-tjenester et spesielt sårbart punkt. Hva er virksomheten avhengig av å få levert av varer? Er det behov for reservedeler og alternative leverandører? Må du betale på forskudd? Vil leverandører gå konkurs?

Arbeidskraft er hos de fleste av oss fortsatt en nødvendig forutsetning for drift. Derfor blir det også nødvendig å kartlegge hva som trengs av ressurser og kompetanse for å kunne fortsette å levere.

Kontinuitet henger dessuten tett sammen med virksomhetens økonomiske situasjon. Hvor lenge vil det være mulig å drive videre? Hvilke alternativ finnes? Hva trenger styret, eiere og ansatte av informasjon rundt dette og hvilke tiltak må du igangsette?

Bør du rekruttere flere folk? Det høres kanskje merkelig ut i en tid hvor det snakkes nesten utelukkende om permitteringer og oppsigelser, men det kan være nødvendig for å sikre kontinuitet eller fordi virksomheten opplever en kapasitetskrise og ikke har nok folk. Flere sykehus har jo blant annet gått ut og hentet inn pensjonister og studenter. Hva kan du gjøre i ditt tilfelle?

DSB anbefaler å sette forebyggende tiltak, beredskapstiltak og håndteringsplaner sammen til en kontinuitetsplan og la alle involverte få anledning til å uttale seg. Det er en anbefaling vi gjerne deler.

INFORMASJONSBEREDSKAP

Informasjon og kommunikasjon er helt nødvendig i krisehåndtering. Men du trenger ikke ha et eget styringssystem for sikkerhet og beredskap for å kunne samle relevant informasjon og gjøre det lett tilgjengelig for ansatte. Bruk intranett og andre relevante kanaler for å sikre at alle involverte får den informasjonen de trenger. Avklar følgende:

• Hvem har behov for informasjon?
• Hva trenger de å vite
• Hvordan skal dere nå dem?

Opprett en side hvor du samler linker til relevante nettsteder. I disse koronatider er eksempelvis Folkehelseinstituttets nettside høyst aktuell. NAV likeså. Samle all informasjon du tenker de ansatte vil trenge med tanke på rettigheter og regelverk. Del gjerne svar på spørsmål som blir stilt også. Det er som regel alltid noen andre som lurer på det samme.

Har du umiddelbare behov for raskt å sende ut informasjon kan du selvfølgelig benytte CIM til varsling, mobilisering og informasjonsspredning.

I F24 har vi lang erfaring med krisehåndtering og beredskapsarbeid. Du er velkommen til å ta kontakt med oss hvis du er usikker på hvordan du skal gjennomføre dette arbeidet i din virksomhet framover. På nettsidene våre finner du også mye nyttig informasjon om disse temaene. Kanskje kan også webinaret vårt om Korona og CIM være aktuelt for deg?

Kilde: Veileder i kontinuitetsplanlegging fra dsb. 

Denne artikkelen ble først publisert på beredskapsbloggen.