Bruk sommeren til å få god datakvalitet

Av Tom Kristian Blix-Nilsen Hansen | 11. juli 2023 | 4 minutter lesetid

Nå som ferien nærmer seg blir det som regel litt mindre å gjøre hos oss markedsførere. Hvis du skal jobbe i sommer har jeg noen tips til ting du kan gjøre for å forbedre datakvaliteten i CRM-systemet ditt – som du kanskje ikke har tid til ellers.

1. Oppdatere tilganger

Har alle brukere den riktige tilgangen de skal i CRM-systemet? Gå gjennom alle brukere og slett de som ikke jobber hos dere lenger og dobbeltsjekk at alle er med i riktig team. Jeg anbefaler å sjekke at du ikke har for mange super admins. Du kan også se hvor lenge det er siden ulike brukere har vært aktive. Er det veldig lenge siden noen har vært aktive i systemet, men som burde ha vært det? Det kan være greit å merke seg og få oversikt over.

2. Rød tråd på navnekonvensjon

Ser du etter en spesiell workflow eller et spesielt nyhetsbrev skal det være lett å finne i CRM-systemet. Sjekk at du har en navnekonvesjon som alltid brukes på tvers av elementer i CRM og sørg for at alle på teamet ditt vet hva navnene skal være. For eksempel at alle nyhetsbrev skal hete “nyhetsbrev” etterfulgt av måned og år det ble sendt ut. Det handler om at det skal være lett å finne igjen.

3. Varsler

Gå gjennom alle varsler og sjekk at de er riktige og går til riktig person. Får for eksempel alle som skal beskjed når det oppstår en ny deal?

4. Kontaktskjema

Hva ber du potensielle kunder fylle ut i ulike skjemaer? Stemmer det fortsatt? Noe som kanskje burde byttes ut?

5. Duplikater

Klassisk øvelse når du har litt ekstra tid. Utfør søk etter duplikatoppføringer i CRM-systemet og fjern dem. Å ha to oppføringer på samme kunde kan føre til både forvirring og inkonsistens i kundedataene.

Les også: Sånn gjør du duplikatgjennomgang i HubSpot

6. God datakvalitet

Sett opp en prosess for regelmessig oppdatering av kundedataene. Identifiser inaktive kontoer, oppdater kontaktinformasjon og fjern utdaterte data for å opprettholde riktig og nøyaktig data.

Bruker du HubSpot? Da vil jeg anbefale denne artikkelen hvis du lurer på hvordan du kan rydde opp i dataene dine: 3 måter du kan få bedre kontroll på dataen din i HubSpot

7. Sette opp dashboards

Når vi snakker om dårlig datakvalitet – sett opp dashboards som fanger det opp. Det kan for eksempel være alle som har companies uten eier. Det virker ikke så overveldende når du får brutt det ned på denne måten. Du kan også sende ut disse dashboardene til enkeltpersoner så man bare må rydde opp i sine egne «feil».

Les også: Eksempler på gode dashboards (for selgere) i HubSpot

8. Rydde

Veldig ofte blir det lagret ting her og der. Lag mapper og sørg for at alt ligger i mapper. Alle nyhetsbrev SKAL ligge i nyhetsbrevmappen. Gå også gjennom gamle lister og slett de som ikke er i bruk.

Selv om dette er oppgaver som kan virke uviktige er det utrolig viktig for å sikre god datakvalitet. God datakvalitet er avgjørende for å sikre pålitelig og verdifull bruk av data, om det er for beslutningstaking, rapportering, kundebehandling eller andre forretningsprosesser. Bruk sommeren (eller andre rolige stunder) på å få et skinnende rent CRM-system – du kommer ikke til å angre.

Temaer:

CRM-system HubSpot CRM datakvalitet

Av: Tom Kristian Blix-Nilsen Hansen

Tom Kristian jobber som digitalrådgiver Markedspartner. I den rollen jobber han mye i HubSpot, er HubSpot Certified Trainer, og har gjennomført flere titalls opplæringer for ulike kunder. Samtidig har Tom Kristian ofte et prosjektlederansvar på de kundeprosjekter han er en del av. Tom Kristian har fullført en mastergrad i markedsføringsledelse ved Høyskolen Kristiania i Oslo og en bachelorgrad i markedsføring og salgsledelse fra samme skole. Der er han ofte innom som både gjesteforeleser og studentmentor.