I dette blogginnlegget skal jeg komme med noen konkrete eksempler på hva jeg anbefaler å automatisere i HubSpot – Både for å få best mulig flyt gjennom hele kundereisen og for å spare masse tid.

I Markedspartner deler vi kundereisen opp i fem kundenære prosesser: Markedsføring, salg, leveranse og bruk, kundeservice og kundeoppfølging. Jeg har tatt utgangspunkt i disse 5 prosessene i eksemplene under. Her er mine beste tips til hva du burde automatisere hvis du ikke allerede gjør det: 

1. Markedsføring

Abonnementsinnstillinger

Det første som er svært nyttig når det kommer til datakvalitet, er å lage en automatisert prosess som setter riktige abonnementsinnstillinger. På den måten sikrer du at de som fyller ut et skjema får riktige e-poster fra dere; enten det er nyhetsbrev, varsling om blogginnlegg og webinarer eller annen markedsinformasjon. Dette er spesielt viktig når kontakter fyller ut skjemaer andre steder, som gjerne ikke kan sette denne informasjonen automatisk – som Facebook Lead Ads eller LinkedIn Lead Ads. Slik settes denne automatikken opp i HubSpot:

Det var bare en liten greie som går på datakvalitet og at e-postene dine skal komme frem. Nå som vi har sikret det, så kan vi jo sende e-poster. La oss se på hvordan! 

Lead nurturing

Hvis du har problemer med at leads ikke er «varme nok» når salgsavdelingen kontakter dem, kan du sette opp automatiske arbeidsflyter for å gjøre leadsene dine mer kjøpeklare. Det handler enkelt og greit om å sende ut nyttig innhold til leads. Et eksempel kan være et Lead Nurturing løp som er trigget av at leadet ser et webinar. Eller som på bildet over, at de har lastet ned en e-bok, og dermed utløser en serie e-poster med relevant innhold. Det kan også være at noen melder seg på nyhetsbrevet ditt, og dermed får et standardisert løp med e-poster før de mottar nyhetsbrev i normal frekvens.

Webinar

Et siste scenario jeg har lyst til å trekke frem på markedsføring, er webinar. Når du setter opp webinar, er det ofte en del e-poster som skal ut. Det kan være ganske tidkrevende å manuelt sende ut disse. Hvis du for eksempel sender ut en «Takk for din påmelding» e-post kl. 09:00 hver morgen, vil en påmeldt som melder seg på kl. 09:30 sikkert begynne å lure på om påmeldingen gikk igjennom eller ikke dersom vedkommende ikke får bekreftelse før kl. 09:00 neste morgen, så her kommer automatiske arbeidsflyter til god nytte.

På bildet ser du et eksempel fra Kundereisedagen i fjor, slik vi satt det opp i HubSpot. Kontakter som har fylt ut et av påmeldingsskjemaene får automatisk en bekreftelses-epost.

I Markedspartner bruker vi webinarløsningen TwentyThree, som vi har integrert med HubSpot. Derfor kan vi gi de påmeldte tilgang til webinaret i TwentyThree gjennom en handling som kalles «Sign up for webinar».

Les også: integrasjoner

2. Salg

Det er også mye som kan automatiseres i salgsavdelingen.

Varsling om nytt SQL

Du kan for eksempel sette opp en automatisert varsling som utløses av at et lead blir satt til salgskvalifisert, og at dette leadet automatisk blir tildelt en av selgerne på teamet.

Sekvenser

Sekvenser – eller sequences – består av flere steg som utføres automatisk i en bestemt rekkefølge, gjerne med gitte pauser mellom hvert steg. Gjennom å sette opp sekvenser, sparer du selgerne for mye arbeid. Du kan for eksempel lage en sekvens som kombinerer det å sende ut forhåndsdefinerte e-poster til oppfølging av leads med å gi deg selv påminnelser om arbeidsoppgaver.

Les også: Hva bør jeg automatisere i HubSpot? Her er mine beste tips!

I HubSpot kan du legge inn e-poster og oppgaver i sekvenser, og i tillegg koble til LinkedIn Sales Navigator. Her er det egentlig bare fantasien som setter grenser for hvilke sekvenser du kan lage, avhengig av hvordan selgerne skal følge opp sine leads.

3. Leveranse og bruk

Har du et onboardingløp for nye kunder? Ofte er det to forskjellige personer som gjør salg og onboarding, og da er det viktig at relevant informasjon fra salgsprosessen går videre til den som skal innfase kunden og levere produktet. Dette bør automatiseres! Når et salg er registrert i CRM-systemet ditt, bør det automatisk opprettes en sak (ticket) for onboarding og leveranse, hvor du kopierer over all nøkkelinformasjon. Slik kan dette løses i HubSpot:

4. Kundeservice

Når kunden trenger hjelp, bør det automatisk opprettes en sak i systemet kundeservice bruker. Hvis kundene henvender seg til kundeservice gjennom et skjema på nett, bør du sette opp skjemaet slik at dette skjer automatisk.

Jeg liker også å sette opp automatisering som oppdaterer status på saken basert på om det er du eller kunden som har svart sist. På den måten blir det lett se om vi venter på kunden, eller om kunden venter på svar fra oss. Det er også lurt å sette opp varslinger når det kommer nye saker til kundeservice. 

Dersom dere har et høyt volum av kundeservicehenvendelser hver dag, oppleves det nok litt støyete for kundesenteret å få e-postvarsling hver gang det kommer inn en ny sak. Hvis ikke, kan dette være til god hjelp.

Vi håndterer kundehenvendelser i HubSpot, og setter opp såkalte «Pipelines» til automatisering:

Additional status automation

Her ser dere en kundetilfredshetsundersøkelse jeg har satt opp for å kartlegge opplevelsen med kundeservice. Automatiseringen er satt opp slik at undersøkelsen sendes ut en time etter at en sak har blitt lukket:

5. Kundeoppfølging

Pleier dere å følge opp kunder etter de har vært kunder i en måned? Da hadde jeg satt opp en arbeidsflyt for å varsle om at det er tid for oppfølging. Her er et eksempel fra HubSpot hvor det opprettes en oppgave til selgeren 30 dager etter at et salg er registrert:

Kontraktfornyelse

Har dere kontrakter som utløper årlig? Eller ved en annen regelmessig frekvens?

Da ville jeg opprettet en oppgave X antall dager i forkant av at kontrakten utløper, med all nøkkelinformasjon fra avtalen, så det er så enkelt som mulig for selgeren å følge opp. I tillegg slipper man jo da å huske på, eller bruke et hjemmesnekret system, for å følge opp kontraktfornyelser.

Det var mine beste automatiseringstips, håper de kommer til nytte og at sparer deg for både tid og hodebry!

Sliter du med å få selgerne dine til å bruke HubSpot? Meld deg på gratis webinar 7. juni kl. 10 - 10.45