Nå kan du flytte HubSpot-data fra USA til Europa

Vi har vært i kontakt med flere selskaper som har vært usikre på hvordan de best kan sikre at kundedataen deres lagres i samsvar med GDPR. Lagring av data i USA har vært et tilbakevendende tema i GDPR-debatten, og mange som har vært HubSpot-kunder lenge har ikke hatt et godt alternativ for å migrere dataene sine fra USA til EU. Nå har dette endelig blitt en mulighet! Vi har allerede bistått en stor kunde med å flytte data til Europa og det gikk helt smertefritt. 

Hvorfor flytte data fra USA til Europa? 

For selskaper som opererer i Europa, er det flere gode grunner til å vurdere en flytting av HubSpot-data til et europeisk datasenter: 

• GDPR-samsvar: Hosting i Europa eliminerer usikkerhet knyttet til overføring av personopplysninger mellom Europa og USA. 

• Redusert juridisk risiko: Med data lagret i Europa unngår du eventuelle fremtidige restriksjoner på dataoverføring. 
  
  
• Forbedret ytelse: For europeiske selskaper kan hosting i Europa bety raskere responstider og bedre ytelse. 

Hvem kan flytte dataene sine? 

HubSpot har åpnet for migrering av data for kunder med betalte abonnementer på følgende produkter: 

• Marketing Hub (Starter, Professional, Enterprise) 

• Sales Hub (Starter, Professional, Enterprise) 

• Service Hub (Starter, Professional, Enterprise) 

• Operations Hub (Starter, Professional, Enterprise) 
  
  
• Content Hub (Starter, Professional, Enterprise) 

Hva innebærer en dataflytting? 

Når du velger å migrere dataene dine fra USA til Europa, bør du være klar over noen viktige aspekter: 

• Nedetid: Migreringen kan ta opptil 36 timer, og kontoen din vil være utilgjengelig i denne perioden.   

• Planlegging: Flyttingen må bestilles minst én uke i forveien, og en eventuell kansellering må skje innen 36 timer før planlagt migreringsoppstart. 

• Kostnader: Bruk av selve migreringsverktøyet til HubSpot er gratis. Hvis du skal ha hjelp av et byrå som Markedspartner avhenger kostnaden på størrelsen og kompleksiteten på portalen.  

Hva bør du tenke på før du migrerer HubSpot-portalen din til EU? 

HubSpot sitt migreringsverktøy tar seg av all dataflytting, og det vil ikke være nødvendig å ta noen ekstra backup i forkant av migreringen. Workflows, skjemainnsendinger og annet vil pauses mens migreringen pågår, og gjenopptas automatisk når portalen er “back in business”. Det er likevel noen ting du bør ha oversikt over før du setter i gang med migreringen: 

• Integrasjoner: Alle API-kall mot HubSpot-portalen vil avvises mens portalen er lukket under migreringen. Disse må derfor trigges på nytt når portalen er live igjen. 

• Sandboxer: Alle sandboxer slettes i forbindelse med migreringen, og må gjenopprettes manuelt i den “nye” portalen. 
  
  
• Kartlegge alle skjemaer, CTAer og HubSpot embed scripts på nettsidene dine: Disse må oppdateres etter migrering. 

Vi anbefaler også å lese gjennom HubSpots egen dokumentasjon om migreringsprosessen.  

Hvordan initiere en migrering 

Superadministratorer i HubSpot-kontoen kan starte migreringsprosessen direkte fra HubSpot. Dette gjøres ved å:  

1. Gå til Innstillinger (Account Defaults) i HubSpot. 

1. Klikke på Data Hosting-fanen. 

1. Velge ønsket datasenter. 

1. Planlegge migreringen til en tilgjengelig dato minst én uke frem i tid. 
   
   
2. Bekrefte migreringen. 

Hva skjer etter migreringen? 

Når flyttingen er fullført, må du ta noen nødvendige steg for å sikre at alt fungerer optimalt: 

• QA! Selv om migreringsverktøyet er trygt å ta i bruk, anbefaler vi å ta en gjennomgang av data og workflows i portalen for å se at alt er som det skal. 

• Oppdatere DNS-innstillinger (hvis du bruker en revers proxy-domene) 

• Sikre at integrasjoner fungerer som de skal 

• Oppdatere skjemaer, CTA-er og HubSpot embed script 

• Verifisere at bruker-varslingsinnstillingene i HubSpot er riktige. Disse blir automatisk endret til “fabrikkinnstillinger” under migreringen. 

• Oppdatere bcc-adressen som logger mailer til HubSpot   

Usikker? Vi hjelper deg med overgangen!  

Muligheten til å migrere HubSpot-data til Europa er et viktig skritt for selskaper som ønsker å sikre at de opererer innenfor GDPR-rammene. Med en godt planlagt migrering kan du redusere juridisk risiko og samtidig forbedre ytelsen på dine HubSpot-løsninger. 

Hvis du vurderer å flytte din HubSpot-portal fra USA til Europa og ønsker hjelp med prosessen, ta gjerne kontakt – vi hjelper deg gjerne med en smidig overgang!