Hva bør jeg automatisere i HubSpot? Her er mine beste tips!

På sitt beste er automatisering en kombinasjon av programvare, strategi og kundesentrert tenkning. Automatisering lar deg pleie potensielle kunder med personlig, nyttig innhold som hjelper deg å konvertere potensielle kunder til fornøyde kunder, og kunder til talsmenn. Her er mine beste automatiseringstips!

DATAKVALITET

God kvalitet på dataen du har i CRM og marketing automation-systemet ditt er essensielt.

Automatisering er basert på data, så feil data vil trigge feil handlinger – eller ingen handlinger i det hele tatt. Det er ofte dårlig datakvalitet som er skylden til at du f.eks. mottar en e-post om å legge igjen en anmeldelse på et hotell du aldri tok turen til. I HubSpot finnes det flere verktøy og metoder som kan hjelpe deg med å holde orden på datakvaliteten, la oss se nærmere på disse.  

Les også: Hvorfor marketing automation og CRM bør kobles sammen

Noe jeg ser mye av er Deals som ikke er assosiert til Contacts eller Companies.

En Deal i HubSpot representerer en salgsprosess, eller et salg. En salgsprosess har minst en person involvert på kundesiden, og mist en bedrift hvis du operer i i B2B-segmentet. Om en Deal ikke er knyttet til en Contact eller et Company blir det vanskelig å finne frem til salgshistorikk. Det blir også vanskelig om du som markedsfører vil bygge en rapport som viser hvilke kilder som har bidratt til flest leads.

Derfor kan det være smart å ha et Quality Assurance Dashboard med rapporter som viser frem dårlig data som dette. Under kan du se to rapporter som viser antall Deals som ikke er knyttet til en kontakt og antall Deals som ikke er knyttet til Company. Om antallet her er 0 er bedriften i mål med datakvalitet. Disse to er ganske enkle å bygge, her har jeg bare brukt to filterkriterier: Dealen er closed won + mangler assosiasjon. Et slikt Dashboard kan du fylle med flere rapporter som fanger opp brister som dette.

Workflows er hovedautomatiseringsverktøyet i HubSpot. Med workflows kan du selv designe hvordan et automatiseringsløp skal foregå. Du kan for eksempel bruke det til å automatisk varsle om dårlig datakvalitet.

Her er et eksempel: varsel om en marketing e-post som har bouncet. Det finnes flere grunner til at dette kan skje, det kan være en feil på mottakerens side, soft bounce eller feil i dataen.

Jeg anbefaler å legge e-postadressen din i emnefeltet (se bilde over), så ser du raskt om det for eksempel er en åpenbar skrivefeil. Så kan du se nærmere på kontaktkortet og vurdere om det er mulig å fikse og eventuelt hvilke tiltak som må gjøres.

Les også: 13 workflow-eksempler du må sette opp

Telefonnummer i HubSpot kan komme fra mange ulike kilder – skjema, importer, integrasjoner eller ansatte, ofte uten landskode. Det går ikke å ringe eller sende melding til en kontakt direkte fra HubSpot hvis nummeret ikke har landskode. Dette er kanskje et lite problem, men så lett å fikse at jeg anbefaler alle å gjøre det. Det gjør hverdagen enklere for selgerne dine!

Lag en workflow med enrollmentkriterie «mobilnummer kjent». Sjekk deretter om mobilnummeret starter med en landskode, altså med +,00 eller (. Hvis det gjør det, skjer det ingen ting, hvis det ikke har det vil mobilnummeret til kontakten få +47 på seg.

HubSpot kan også brukes til å automatisere trinn i salgsprosessen, enten det dreier seg om kommunikasjon, varslinger eller backoffice-oppgaver. Her finnes det muligheter for å begeistre salgsteamet ditt med verktøy som forenkler hverdagen. Det første jeg vil anbefale er Sequences.

Sequences er et Sales Automation verktøy i HubSpot, som kan brukes til blant annet å automatisere e-poster med en HubSpot-bruker som avsender.
Dette verktøyet er ofte populært hos salgsavdelinger med oppfølgingsløp som er relativt like på tvers av kunder. Med Sequences kan selgerne selv legge sine kunder inn i oppfølgingsløp og få glede av automatiseringsverktøy.

Sett opp Sequences med ulike scenarier i salgsprosessen. De kan settes opp i ønsket rekkefølge og ønsket tidsintervall. Alt selgeren trenger å gjøre er å legge kunden i oppfølgingsløpet, så vil e-poster automatisk sendes ut på hans eller hennes vegne. HubSpot avbryter sequencen om kontakten svarer eller booker møte.

 Har du et HubSpot-skjema på nett som kunder bruker til å sende inn bestillinger? Da kan du automatisk opprette Deals i HubSpot basert på akkurat den samme dataen og fjerne repeterende oppgaver. For å gjøre dette kan du lage en workflow som baserer seg på et innsendt skjema. Deretter ber du HubSpot opprette en Deal med data fra skjemaet. Legg også til automatisk tildeling av eier av Dealen, slik at den faktisk blir fulgt opp.

BEHANDLE BESTILLING STEG 2 

Denne workflowen kan tas et skritt lenger og brukes til å varsle om lang behandlingstid av Dealen. Det skal ikke være vanskelig eller ta for lang tid for kunden å kjøpe noe av deg.

En Deal i HubSpot går igjennom ulike stadier/deal stages. La oss si du får inn en bestilling fra et skjema på nettsiden som automatisk skaper en Deal, slik som i den forrige workflowen vi så på. Da kan Dealen legges rett i stadiet "Order recieved". Om Dealen blir liggende i dette stadiet for lenge, relativt til bedriftens ambisjoner og forretningsregler, er det lurt å ha en metode som fanger det opp. Du kan bygge en automatisk prosess som sender et varsel til den som eier Dealen + en kollega når en Deal trenger oppfølging. Den kan se omtrent slik ut:

6. 

En annen prosess du kan automatisere er varsling om kontrakter som nærmer seg utløpsdatp. Hvis det ikke fanges opp tidlig nok risikerer bedriften din å miste kunder. Det er også god kundeservice hvis du er tidlig ute og følger opp avtaler i god tid.

Oppfølgingsjobben blir enklere ved å automatisk opprette en Task i HubSpot som tildeles den som er kundeansvarlig. Workflowen baseres på en property for utløpsdato, denne må du lage selv. Dealer som utløper om 45 dager skal inn i workflowen. Deretter skal det opprettes en Task som tildeles den som er Deal Owner. Her kan du også legge inn en purring dersom det ikke registreres aktivitet på Dealen etter X antall dager.

Det var mine beste tips for en automatisert hverdag! Følg med på HubSpot User Group Oslo for neste HUG. Her kan du også se tidligere innlegg og lære masse nyttig! Og hvis du ikke allerede gjør det, må du selvsagt abonere på HubSpotbloggen så du får med deg alle nye innlegg 😄