Brukeradopsjon: Hvordan få ansatte til å bruke ny programvare

Å begynne med en ny programvare er spennende for noen, men overveldende for de fleste. Allikevel kommer vi ikke unna den teknologiske utviklingen som raser avgårde. VP Principal Analyst hos Forrester, Nigel Fenwick, fremmer 2020 som året for digitale produkter og det etter at vi avsluttet forrige tiår med hovedfokus på kundeservice og kundereisen. Da er det et lite tankekors at Emilie Hersh sier at så mange som 70% av de digitale transformasjonene feiler.

Utfordringen ligger i at endringen av systemer krever endringer i adferd og det er ikke gjort i en håndvending. Disse endringene treffer bedriftskulturen og bidrar til å gjøre prosesser komplekse og tidkrevende. I denne artikkelen ser jeg på hvordan du som leder kan legge til rette for en vellykket implementering av ny programvare.

Det har blitt mindre papirer, men også mer tankeløshet

Før gjorde vi alt manuelt. Vi skrev lister og hadde sekretærer som holdt styr på smått og stort. Det var arbeidstakerintensivt å gjennomføre store prosjekter, samtidig som det produserte store mengder papirer. Og resultatene, ja, de kunne til tider være uklare eller i hvert fall langt unna.

Last ned gratis guide: Slik sikrer du en effektiv digital salgs- og  markedsstrategi

Når vi fikk nye, digitale systemer ble det mindre behov for sekretærer, og yrkesgruppen skrumpet inn. Arbeidsoppgavene er ikke borte, men de behandles i mye større grad av automatiserte systemer.

Problemet med dette er at teknologien ikke evner å tenker selv (enda), og det er her den avgjørende fasen om du lykkes med å bruke teknologien eller ikke kommer inn. For å bruke et litt slitent uttrykk så er «shit in, shit out» fremdeles sant når det gjelder IT-systemer.

Dersom de ansatte ikke mestrer systemet, vil de heller ikke bruke det


Dersom ambisjonen er at systemet skal arbeide med bedriften og ikke mot den, må du sørge for at de som skal bruke systemet mestrer det. Alternativet er at det brukes mer energi på å finne unnskyldninger for hvorfor vi ikke skal bruke det, i stedet for hvorfor systemet kan brukes på en måte som gir fordeler. Mestring er allerede fra barnsben av viktig for læring, og det har vi med oss inn i voksenlivet.

Invester tid til opplæring og sørg for at alle kjenner til målet ved det nye systemet


Opplæring er naturligvis helt avgjørende for å oppnå full brukeradopsjon av systemet. Dette skal være enkelt nok å tilrettelegge for gjennom:

  • vilje til investering og avsetting av tid til opplæring.
  • kommunikasjon rundt opplæring.
  • oppfølgingsplan for videre bruk av systemet etter implementering.
  • et mål som samsvarer med den overordnede strategien til bedriften.

Dersom de ansatte ikke har vært involvert i utvelgelsesprosessen, må argumenter for hvorfor akkurat det systemet skal brukes bli godt forankret blant alle. 

Det holder ikke med den autokratiske beskjeden: Dette skal vi bruke, for det har jeg bestemt – hilsen sjefen.

De ansatte må forstå og se at de får noe igjen for å legge inn innsatsen med å lære seg systemet. Blir arbeidshverdagen deres bedre? Gir det noen fordeler man tidligere ikke hadde eller åpner det for nye muligheter?

Kommunikasjon rundt målet med det nye systemet er viktig. Overlater du svarene på dette til de ansatte, kan jeg garantere like mange sannheter som det er ansatte, og hvor mange svar blir da i tråd med din strategi?

Brukeradopsjon

Kilde: Randgroup. 

Jobb etter en strukturert plan


Jeg har god tro på strukturerte, kommuniserte planer, som involverer og engasjerer nøkkelpersoner. Ved å legge til rette for mestring av oppgaver, vise til klare mål og trekke frem forbedringene hver enkelt medarbeider vil oppleve, er mye gjort. Da vil du få med deg flesteparten, og de som bruker og mestrer systemet vil gjøre det med positive fortegn.

Lykke til med å få de ansatte med deg! Involver, engasjer og informer, så kan investeringen vise seg å være vel verdt pengene.

Last ned gratis veiviser:  Slik etablerer du en digital salgs- og markedsstrategi 

Kilder: 

Emilie Hersh

Nigel Fenwick

Først publisert: 5. desember 2018. Oppdatert: 23. januar 2019.