Brukeradopsjon: Hvordan få ansatte til å bruke ny programvare

Å begynne med en ny programvare er spennende for noen, men overveldende for de fleste. Ifølge Forrester Research feiler 49 prosent av alle CRM-prosjekter. Problemet er ikke at programvaren ikke møter bedriftens behov, men snarere bedriftskultur og ledelse. I denne artikkelen ser jeg på hvordan du som leder kan legge til rette for en vellykket implementering av ny programvare.

Det har blitt mindre papirer, men også mer tankeløshet


Før gjorde vi alt manuelt. Vi skrev lister og hadde sekretærer som holdt styr på smått og stort. Det var arbeidstakerintensivt å gjennomføre store prosjekter, samtidig som det produserte store mengder papirer. Og resultatene, ja, de kunne til tider være uklare eller i hvert fall langt unna.

Når vi fikk nye, digitale systemer ble det mindre behov for sekretærer, og yrkesgruppen skrumpet inn. Arbeidsoppgavene er ikke borte, men de behandles i mye større grad av automatiserte systemer.

Problemet med dette er at teknologien ikke evner å tenker selv (enda), og det er her den avgjørende fasen om du lykkes med å bruke teknologien eller ikke kommer inn. For å bruke et litt slitent uttrykk så er «shit in, shit out» fremdeles sant når det gjelder IT-systemer.

Dersom de ansatte ikke mestrer systemet, vil de heller ikke bruke det


Dersom ambisjonen er at systemet skal arbeide med bedriften og ikke mot den, må du sørge for at de som skal bruke systemet mestrer det. Alternativet er at det brukes mer energi på å finne unnskyldninger for hvorfor vi ikke skal bruke det, i stedet for hvorfor systemet kan brukes på en måte som gir fordeler. Mestring er allerede fra barnsben av viktig for læring, og det har vi med oss inn i voksenlivet.

Invester tid til opplæring og sørg for at alle kjenner til målet ved det nye systemet


Opplæring er naturligvis helt avgjørende for å oppnå full brukeradopsjonen av systemet. Dette skal være enkelt nok å tilrettelegge for:

  • Det må investeres i og settes av tid til opplæring
  • Opplæringen må kommuniseres på en god måte


Dersom de ansatte ikke har vært involvert i utvelgelsesprosessen, må argumenter for hvorfor akkurat det systemet skal brukes bli godt forankret blant alle.

Det holder ikke med den autokratiske beskjeden: Dette skal vi bruke, for det har jeg bestemt – hilsen sjefen.

Det setter ansatte på bakbena i utgangspunktet, og da blir veien til å lykkes lang. Kanskje når dere aldri målet.

Det er dessuten viktig å kommunisere målet med det nye systemet. Overlater du svarene på dette til de ansatte, kan jeg garantere like mange sannheter som det er ansatte, og hvor mange svar blir da i tråd med din strategi?

Brukeradopsjon

Kilde: Randgroup. 

Jobb etter en strukturert plan


Jeg har god tro på strukturerte, kommuniserte planer, som involverer og engasjerer nøkkelpersoner. Ved å legge til rette for mestring av oppgaver, vise til klare mål og trekke frem forbedringene hver enkelt medarbeider vil oppleve, er mye gjort. Da vil du få med deg flesteparten, og de som bruker og mestrer systemet vil gjøre det med positive fortegn.

Lykke til med å få de ansatte med deg! Involver, engasjer og informer, så kan investeringen vise seg å være vel verdt pengene.

Last ned gratis veiviser:  Slik etablerer du en digital salgs- og markedsstrategi i 2018