Hvordan komme i gang med HubSpot? (7 enkle steg for implementering)

Her er en enkel oversikt over hvordan du går frem for å komme i gang med HubSpot, enten du ønsker gjøre alt selv eller om du får hjelp av en HubSpot-partner. Artikkelen er basert på erfaring fra å implementere og drifte HubSpot for et stort antall kunder og måten vi i MarkedsPartner bruker HubSpot selv.

Om du lurer på hva du skal gjøre selv og hva du skal få hjelp til, er det to ting å tenke på: Hva har dere tid og kapasitet til? Hva har dere kompetanse til internt? Uansett hva dere velger, om dere følger punktene under kan jeg nærmest garantere at dere vil lykkes med HubSpot som verktøy.

7 steg for effektiv implementering av HubSpot

1. Beskriv hva du vil oppnå med HubSpot
2. Avgjør hvilke moduler du trenger
3. Avklar om du trenger å integrere HubSpot med andre systemer
4. Definer hvilke data som skal registreres i HubSpot
5. Importer eksisterende kundedata til HubSpot CRM
6. Sett opp de enkelte modulene
7. Lag en plan for å følge opp bruken av systemet og kvaliteten på dataene

Beskriv hva vil du oppnå med HubSpot

HubSpot er et omfattende verktøy med forskjellige moduler. For å få mest ut av investeringen din er det viktig å være tydelig på hva du ønsker å oppnå med HubSpot. Skulle behovet endres eller utvides, kan du når som helst endre programpakken. 

Opplever du uklarheter rundt hva dere ønsker å oppnå med programvaren, kan det være nyttig å samle de viktigste premissleverandørene internt for å avklare forventningene.

Eksempler på mål for investeringen:

• Strukturere kundeoppfølgingen med et intuitivt CRM-system.
• Generere flere identifiserte leads med en inbound-satsing.
• Kvalifisere og prioritere leads for oppfølging.
• Automatisere markedsføringen per epost og i sosiale medier.
• Personalisere markedsføring basert på kundeadferd.
• Samle all data om kundeadferd på ett sted.
• Måle og rapportere på ROI (avkastning) av markedsføringen.
• Koordinere salgsprosessen på tvers av salgsteam.
• Gjøre alle kunde- og servicehenvendelser tilgjengelig for selgerne.
• Automatisere rapportering og dashboard fra alle prosesser.

Avgjør hvilke moduler du trenger

Ta en avgjørelse på hvilke moduler dere trenger basert på hva dere ønsker å oppnå med HubSpot. Antallet kontakter og brukere avgjør om du trenger Starter-, Professional- eller Enterprise-pakken av hver enkelt modul. Du kan kjøpe HubSpot direkte fra HubSpot eller via en HubSpot Solutions Partner. Prisen er den samme, men support i startfasen vil være forskjellig*.

(*Kjøper du direkte fra HubSpot, betaler du i tillegg et onboarding fee. Kjøper du via en HubSpot-partner, betaler du ikke denne, og du vil få bistand til onboarding fra din lokale HubSpot-partner.)

Tilgjengelige moduler i HubSpot:

• HubSpot CRM (Gratis)
• HubSpot Marketing Hub
• HubSpot Sales Hub
• HubSpot Service Hub
• HubSpot CMS

Dersom du er usikker, er det alltid mulig å bygge på med flere moduler etter hvert. Start med det du trenger for å nå dine viktigste mål og bygg ut etter hvert.

Les mer om HubSpots moduler i vår store online guide. 

Avklar om du trenger å integrere HubSpot mot andre systemer dere bruker i dag

HubSpot er en kraftig motor for effektivisering og optimalisering av markedsføringen din. Drivstoffet på tanken er data om den digitale adferden til kunder og kontakter. Med mindre du har et annet system som skal inneholde masterdata, bør alle systemer som lagrer data om kunder og kontakter dele disse dataene med HubSpot.

Det vanligste eksempelet er at dere har et CRM-system som dere av ulike grunner vil beholde, og at kontakter og data må synkroniseres mellom CRM-systemet og HubSpot. Eller at dere har en plattform for hosting av videoer eller webinarer, og dere vil ha bruksdata fra dette inn i HubSpot.

HubSpot sitt økosystem for integrasjoner inkluderer i dag over 200 programvarer. I tillegg er koblinger til sosiale medier og Google Ads allerede på plass i HubSpot. Har man behov utover dette, kan man benytte tredjepartsapplikasjoner.

Definer hvilke data som skal registreres i HubSpot (når, hvor, hvordan og av hvem)

Du kan spare mye tid og frustrasjon på å tilrettelegge for god dialog med alle som kommer til å bruke HubSpot hos dere. Inkluder alle som har direkte kundekontakt: selgere, markedsførere, kundeansvarlige, og andre som enten bruker CRM i dag eller som vil bruke HubSpot fremover.

Mulighetene er mange når det gjelder type informasjon som kan registreres. Navn og e-post er kanskje selvsagt, men vurder også om informasjon som målgruppe eller bedriftens størrelse er relevant for dere å registrere.

Med gode valg gjør du hverdagen til brukerne dine enklere. Ikke undervurder verdien av å få med deg folk i organisasjonen så tidlig som mulig. Litt tid nå kan spare deg for mye arbeid senere.

Importer eksisterende kundedata til HubSpot CRM

De fleste har en eller annen form for kundedatabase allerede. Å importere denne til HubSpot er som regel enkelt. Om du kan eksportere databasen til et regneark (for eksempel Excel), kan det importeres til HubSpot. Pass på at du har kontroll på GDPR, og at du har juridisk grunnlag for å behandle personopplysninger. For å kunne sende e-postmarkedsføring til kontaktene dine må du normalt ha et aktivt samtykke.

Les mer om GDPR og digital markedsføring i vår store online guide. 

Sett opp modulene

Fordi HubSpot er et helhetlig verktøy for digitalisering av markedsføring, salg og kundeoppfølging, er det mange detaljer som må vurderes ved oppsett av hver enkelt modul.

En HubSpot-partner vil kunne hjelpe deg med både strategi og teknisk implementering, så prosessen blir effektiv, og du får mest mulig ut av systemet. HubSpot har også en god supporttjeneste for de som ønsker å gjøre dette selv.

I tillegg har HubSpot tilgjengeliggjort flere hundre timer med gratis opplæringsmateriale. Eksempelvis finner du et eget kurs om hvordan du etablerer en effektiv innholdsstrategi for markedsføringen som driver leadsgenereringen – om det er å generere leads som er målet ditt.

Dersom hundre timer høres uoverkommelig ut, kan du trøste deg med at det å bruke HubSpot er både enkelt og intuitivt. De hos dere som skal bruke systemet fra dag til dag vil greie seg med korte innføringer når systemet er satt opp. Jeg anbefaler likevel å prioritere tid til gjennomgang, oppfølging og support for de som skal bruke systemet. Husk, vi lærer nye systemer i ulikt tempo.

Legg en plan for å følge opp bruken av systemet og kvaliteten på dataene

Etter at systemet har vært i bruk over en periode, er det nyttig å ta en ny titt både på bruksrutinene og dataene i systemet ditt. Alle systemer som brukes av mennesker er sårbare for rutinesvikt eller feilregistreringer, og med en jevnlig gjennomgang kan man identifisere disse, etablere nye forretningsregler og rutiner og øke kvaliteten på dataene, og dermed også nytten man får ut av dem.

Det viktigste i starten er at du setter av tid og sørger for å følge opp systemet, slik at dere får mest mulig ut av det. Når du har brukt HubSpot noen måneder, vil du få en god oppfatning av hvilke ting som bør forbedres. Eksempelvis kan selgerne ønske seg at det settes opp lister over nye innkommende kontakter og at disse oppdaterer seg automatisk.

Om du velger å sette ut driften av HubSpot til en HubSpot-partner, kan du forvente at de gir deg løpende tilbakemeldinger på forbedringsområder. Ett eksempel på dette kan være leads-konvertering på hjemmesiden deres.