Sånn håndterer du webinarflyten i CRM

Skal du arrangere webinar? Det er mye å tenke på, men hvis du har et godt CRM-system kan alt gjøres på et sted! Å håndtere webinarflyten i CRM effektiviserer prosessen med å arrangere webinar, invitere og følge opp deltagere og analysere resultatene.   

Planlegging og oppsett 

Først og fremst er det viktig å være ute i god tid så dere har tid til planlegging, annonsering og å skaffe påmeldte. Sørg for at plattformen du bruker (F.eks. TwentyThree, Zoom, GoToWebinar) er integrert med CRM-systemet ditt. Da blir all deltagerdata synkronisert automatisk. Sett deretter opp webinaret og legg inn detaljer som tittel, dato, tid og foredragsholdere.  

Registrering og deltagerhåndtering  

Lag en landingsside og et påmeldingsskjema i CRM-systemet ditt. Husk å inkludere nødvendige felt for å samle informasjon om de som melder seg på. Sett også opp en takkeside som de blir sendt til etter de har meldt seg på. På takkesiden kan du gjerne inkludere andre innholdstilbud som relevante e-bøker eller tidligere webinarer dere har arrangert. Jeg anbefaler også å legge inn en kalenderlenke så du er sikker på at de som melder seg på husker å møte opp til webinaret. Så lager du en liste alle som har fylt ut skjema havner i. Den kan for eksempel hete «Påmeldte webinar: navn på webinaret». Denne listen kan du bruke til utsendelse av e-poster og rapportering.  

E-poster  

Begynn med en invitasjon til webinaret, som du sender ut til et vidt publikum. Vi pleier å sende ut to eller tre e-poster, og segmentere publikum litt mer i nummer to og tre. For eksempel de som har trykket på e-posten, men ikke meldt seg på eller sett på annet innhold med samme tema. Resten av kommunikasjonen i forbindelse med webinaret kan du automatisere. Lag en workflow som sender ut en automatisk bekreftelse til alle som melder seg på. Her kan du også legge inn påminnelser før webinaret og oppfølging etter arrangementet.  

Her kan du se opptak av et webinar hvor vi kommer med mange gode automatiseringstips.  

Segmentering og personalisering  

Bruk informasjonen du har samlet i registreringsskjemaet til å segmentere deltagerne i CRM-systemet ditt. Det kan være basert på interesser, rolle, demografi eller atferd. Når du segmenterer på denne måten, kan du enklere tilpasse kommunikasjonen. Du kan for eksempel sende spesialisert oppfølgingsinnhold basert på deltagernes interessert eller engasjementnivå under webinaret.  

Engasjement og interaksjon 

Bruk webinarplattformens integrasjoner til å spore hvem som deltar, engasjementnivået deres og eventuelle spørsmål eller kommentarer de har under webinaret. Hvis det er noen deltagere som stiller spørsmål eller engasjerer seg mye kan det være lurt å følge dem opp ekstra etter webinaret. Får du inn mye spørsmål, lag en PDF med svar på de mest stilte spørsmålene og send til alle.  

Analyse og forbedring  

Etter webinaret er ferdig kan du bruke CRM-systemet til å analysere deltagelse, engasjement og konverteringsrater. Har du et webinar med flere temaer (feks. Kundereisedagen) kan du se hvilke emner og talere som engasjerte mest og minst og ta det med deg til neste gang. Identifiser leads eller potensielle kunder og legg til rette for spesifikk oppfølging for å konvertere dem til kunder. Til slutt kan du sende ut en tilbakemeldingsundersøkelse for å samle innspill som kan brukes til å forbedre fremtidige webinar.  

Ønsker du å ta det et steg videre? 

For en av våre kunder har vi tatt håndteringen av webinarflyten litt videre. Vi har laget et Custom Object i HubSpot vi har kalt “Event”. Her følger vi hvert webinar gjennom en pipeline fra planleggingsfasen til webinaret er gjennomført.  

Disse fasene i pipelinene bruker vi til å automatisere en hel rekke aktiviteter. Ikke bare slipper vi å tenke på alle e-poster som går ut til de påmeldte, både påminnelsene vi sender ut i forkant og e-posten som gjerne går ut i etterkant av et webinar. Vi slipper også å tenke på landingsside for påmelding, fordi den genereres automatisk. Dermed gjør vi arbeidshverdagen til den som administrerer webinarene enklere og mer strukturert, samtidig som vi gjør kundereisen god for den som deltar. 

I tillegg til å lette arbeidsflyten og bedre kundereisen, oppnår vi en tredje, minst like viktig ting: edre data. Gjennom å ha et eget Custom Object, tilgjengeliggjør vi data på deltakere på en ny måte. Da får vi god kontroll på hvem som møter opp og ikke, samtidig som du fra kontakt-kortet tydelig kan se hvem som deltar på mange webinarer og hvor ofte. Sammenlignet med integrasjonene som er tilgjengelig på markedet vil du her få flere bruksmuligheter for data som genereres fra webinar-aktiviteten din. Hvis du har veldig mange deltagere på webinarene dine eller har veldig mange webinarer, anbefaler vi denne metoden istedenfor å bruke integrasjoner. Har du derimot få deltakere, er ikke dette et nødvendig steg å ta. Du får stor nytte av å ta grepene nevnt over alene.  

Ved å følge disse trinnene kan du effektivt håndtere webinarflyten i CRM-systemet ditt, uavhengig av om du tar steget til et Custom Object eller ikke. Det vil føre til bedre deltagerengasjement, mer effektiv oppfølging og økt salg og kundelojalitet.