Slik rydder du HubSpot-portalen din

Å holde HubSpot-portalen din ryddig og organisert er viktig for å sikre god datakvalitet og effektiv drift. I dette blogginnlegget deler jeg noen tips og triks for å oppnå nettopp dette.

Hvorfor er det viktig med god datakvalitet?

God datakvalitet er kritisk for å unngå feil, ineffektivitet og tap av potensielle salgsmuligheter. Eksempler på utfordringer som kan oppstå inkluderer:

• Lite verdi å hente fra HubSpot som CRM
• Du mister fordelene ved å ha all data i ett system
• Det blir vanskeligere å segmentere og risiko for at segmenteringen blir feil
• Mulig kilde til feil ved fletting av felter
• Feil i data trigger feil handling
• Upålitelige rapporter
• Duplikatdata

Før du starter ryddingen

Før du begynner å rydde, må du ha oversikt over hvor ny data kommer fra. Hvis du ikke sørger for at ny data som kommer inn er uten feil og mangler, er det lite poeng å bruke tid på å rydde opp. Kilder til data inkluderer skjemaer, CRM-logging, dataimporter og integrasjoner. Det er viktig å etablere rutiner for å sikre datakvalitet fra hver av disse kildene når dataen kommer inn.

Eksempel: Sørg for at skjemaene dine inneholder alle nødvendige felter, eller bruk et QA-dashboard som sendes ukentlig til ansatte for å fange opp at den nødvendige informasjonen er på plass!

Les også: Hva bør egentlig et skjema inneholde?

Automatisering og workflows

En viktig del av å holde HubSpot-portalen ryddig er å ha kontroll på workflows. Organiser de i mapper basert på funksjon, som interne varslinger, deals pipeline, lead nurturing, osv. Disse mappene må ha navn som gjør at alle brukere i portalen skjønner hvor de skal finne hver workflow.

Tips: Bruk en navnekonvensjon som tydelig beskriver hva hver workflow gjør og hold oversikt ved hjelp av "Needs review"-fanen for å sikre at de fungerer som de skal.

Interne varslinger

For å sikre at rutiner følges, er interne varslinger et godt verktøy. Disse bør sjekkes regelmessig, spesielt når ansatte slutter, for å sikre at varslingene fortsatt går til rette personer.

Verktøy for god datakvalitet

HubSpot tilbyr flere verktøy for å opprettholde datakvaliteten. Jeg anbefaler at du passer på å bruke disse. To av de jeg opplever som mest nyttige er:

• Formateringsfeil: Identifiserer og retter opp inkonsekvenser i dataformateringen.
• Duplikatsjekk: Identifiserer og håndterer duplikater på kontakter og selskaper.

Les også: Sånn gjør du duplikatgjennomgang i HubSpot

QA Dashboard

Alle bør ha et QA-dashboard (Quality Assurance dashborad) i portalen sin. Et QA-dashboard kan vise alle datakvalitetsfeil, slik at de kan rettes opp. Dette bør sendes ut til alle ansatte med filtrering på Owner-propertiene (Contact/Company/Deal/Ticket Owner). Dette er et nyttig verktøy for å opprettholde datakvaliteten, sammen med verktøyene HubSpot har laget. 

Hvordan sette opp et QA-dashboard: Ta utgangspunkt i forretningsreglene dine og sett opp en rapport for hver regel. Dette gir en oversikt over data som trenger oppmerksomhet, noe som gjør det enklere å håndtere problemer.

Eksempler:

• Deals uten Company
• Deals uten Contact
• Contacts ikke koblet til Company
• Contacts uten Legal basis for processing
• Contact uten navn
• Companies som er Customer eller Opportunity uten assosiert Contact
• Åpne Deals med passert Close Date

Opprettholdelse av rutiner

For å holde portalen ryddig over tid, anbefales jeg å gjøre en stor gjennomgang (hvis du skal jobbe i sommerferien er dette et perfekt tidspunkt). Deretter opprettholder du med jevne intervaller. Først og fremst med verktøyene til HubSpot nevnt over og ukentlig utsendelse av QA dashboard. Men også andre oppgaver som du setter opp på en liste som sjekkes månedlig eller kvartalsvis, avhengig av behov.

Ved å følge disse trinnene, kan du sikre at HubSpot-portalen din forblir ryddig og at datakvaliteten holdes på topp.