3 måter du kan få bedre kontroll på dataen din i HubSpot

Hvis du jobber i HubSpot og ikke har fått med deg Data Quality, har du gått glipp av en enkel og effektiv måte å rense data på. Et rent og ryddig CRM-system er viktig fordi vi bruker data til å automatisere mange av våre kundenære prosesser. Det handler om å ha riktig basisopplysninger om firmaer og personer, unngå duplikater og vedlikehold av data fra ansatte som slutter i bedriften.

PS: HubSpot Data Quality Controll center er kun tilgjengelig for operations hub pro eller enterprise og brukere med super admin-tilgang. 

I et CRM-system har man datainnsamling og oppdateringer fra mange kilder, og det kan være vanskelig å overvåke og rette opp i mulige problemer. HubSpot sin Data Quality registrerer problemer med datakvaliteten og synkroniseringsfeil på et samlet sted. Dette gjør at man kan ha en mer proaktiv tilnærming, og fikse feil før de skaper merkbare problemer for enten ditt team eller kunder.

Slik gjør du det

For å få tilgang til Data Quality går du til Reports i menyen og velger Data Management så Data Quality. Her finner du et dashbord med oversikt over datakvalitet på tvers av dine nøkkelobjekter som: Records, Properties og Data Sync.

Les også: 9 nivåer du må gjennom for bedre datakvalitet

1. Properties

Properties-kortet viser det totale antallet properties for både Contacts og Companies, samt hvor mange av disse igjen som ikke har data, er ubrukte eller er mulige duplikater.

​​Hvordan bruke det:

1. Trykk på view all property Insights på Properties-kortet

Her vil man få en oversikt over properties som trenger gjennomgang. Her kan du også skille mellom Contacts og Companies under all Objects.

2. Typen problem som er identifisert finner du under issues. Alternativene inkluderer ingen data, ubrukt og duplikater. Du kan sortere på disse under all issues.
3. Ved å klikke på den propertien som du ønsker mer informasjon vil du få informasjon som:

• Navn
• Beskrivelse
• Opprettelsesdato
• Siste oppdateringsdato
• Felttype
• En liste over hvor propertien brukes

2. Records

Records-kortet viser en oversikt over potensielle problemer med dine kontakter og bedrifter, og muligheter for å løse dem. Her skilles det mellom to typer problemer:

1. Formatting issues
2. Duplicates.

Under formatting issues vil du kunne skille mellom formatteringsfeil på enten navn eller e-post, og under all issues kan du skille videre på hvilken formatteringsfeil det gjelder. Du kan også sette opp regler for å automatisk fikse utvalgte problemer.

For å administrere innstillinger som automatisk løser visse formateringsproblemer, klikker du på automation øverst til høyere. I det første panelet setter du opp regler for automatisk å fikse nåværende og fremtidige formatiseringsproblemer. Innstillingene du velger vil gjelde øyeblikkelig på de som allerede ligger i tabeller og fremover.

Under duplicates vil du få opp en oversikt over Contacts og Companies HubSpot identifiserer som mulig duplikater, basert på navn, e-postadresser, telefonnummer og flere andre informasjonsfelter.

Les også: sånn gjør du duplikatgjennomgang i HubSpot

3. Data Sync

Her får du en oversikt over mulig synkroniseringsproblemer for HubSpot-tilkoblede apper, og kan iverksette tiltak for å løse disse problemene. Synkroniseringsfeil vil være delt opp i to forskjellige grupper:

1. Apps with sync failures: Appen er tilkoblet og datasynkronisering er slått på, men HubSpot har identifisert at noen poster ikke synkroniseres.
2. Apps with no active syncs: Appen synkroniserer ikke. Enten fordi kontoen er frakoblet, eksisterende synkroniseringer er satt på pause eller datasynkronisering ikke er konfigurert eller slått på.

 For å få mer informasjon om appene dine så trykker du på view all Data Sync app insights. Appene vil være oppført alfabetisk, og her vil du ha muligheten til å se hvilket problem det gjelder og klikke deg videre inn til appens innstillinger for å få mer detaljer om den bestemte appen.

Håper det var forståelig og at du nå får et rent og ryddig CRM-system!