Fem viktige faktorer ved valg av CMS

«Change is the only constant.» Det er definitivt en sannhet når det gjelder det digitale univers. Står du foran et valg av nytt publiseringssystem (CMS) til din organisasjon er det derfor helt avgjørende at du tar et valg som også er smart om tre år. I dette innlegget tar jeg for meg fem viktige faktorer du bør vurdere før du tar en avgjørelse om hvilket CMS dere skal gå for. 

Det finnes en rekke CMS-plattformer og bloggløsninger på markedet. Du vil definitivt finne en eller flere som passer din bedrifts nåværende behov, men å finne frem til den rette plattformen for fremtiden kan være vanskelig.

Først og fremst bør du sette prioriteringer for nettstedet ditt, definere de viktigste kravene, kategorisere de under «må ha», «kjekt å ha» og «trenger ikke», og deretter se etter løsninger som kan dekke disse. Dette skriver jeg mer om i mitt forrige innlegg, Hvordan velge riktig publiseringsløsning.

Det er noen faktorer som vil gjelde uansett hvilke andre krav man har til plattform, og alle disse vil man nødvendigvis ikke tenke på, selv når man setter opp kravliste til ønsket funksjonalitet:

1. Fleksibilitet

Uansett hvor god en CMS er ute av boksen, må du i de fleste tilfeller lage tilpasninger. Du må endre farger, laste opp logoen, gjøre små justeringer i malene, endre fra en til flere kolonner på forsiden, osv. For mer avanserte behov vil det kunne være snakk om arbeidsflyter, integrasjoner og forretningslogikk.

Noe av det mest plagsomme for en webansvarlig er hvis selve CMS-plattformen hindrer en i å legge inn de endringene man ønsker. Har du valgt et CMS som begrenser valgmulighetene første gang, risikerer du at fremtidige endringsbehov blir umulige eller veldig kostbare å implementere.

Ikke minst kan kostnadene ved å overføre websidene med innhold til et mer fleksibelt CMS bli uforholdsmessig dyrt. Og hvordan kan du se for deg fremtidige endringsbehov når du etablerer nettsiden første gang, for å sikre deg mot slike tilfeller? Vel, det er nesten umulig.

Løsningen er derfor å velge et CMS som har en stor grad av fleksibilitet, og hvor det er lett tilgjengelig spesialkompetanse for innleie ved behov for mer omfattende eller komplekse endringer.

2. Support

Før eller siden vil du være i en situasjon hvor dere trenger tilgang til support for nettstedet deres. Det kan være alt fra helt enkel brukerstøtte til bistand ved tilpasning av mer kompleks funksjonalitet. Eller rett og slett at endringer på nettsidene har fått den til å krasje, og at dere må få sidene opp igjen så raskt som mulig.

Dere vil kunne finne frem til mange løsninger selv hvis leverandøren av CMS-plattformen har gode supportsider og brukerforum, men i enkelte tilfeller må dere ha tilgang til profesjonell hjelp for å løse situasjonen.

Velg derfor et CMS hvor du får tilgang til et brukerforum, og knytt deg til en leverandør som kan tilby riktig spisskompetanse gjennom support og forvaltningsavtaler.  

3. Brukeradministrasjon

Etter innføring av EUs nye personvernregler (GDPR) i 2018, er det ekstra viktig å ha god støtte for brukeradministrasjon og kontroll over brukerrettigheter. Det må være enkelt å gi nye brukere korrekte rettigheter, og i etterkant å kunne dokumentere hvilke rettigheter den enkelte har.

Lagres det informasjon om de som besøker nettsiden og deres aktivitet på sidene, for eksempel ved bruk av skjemaer eller nettbutikk-funksjonalitet, er det spesielt viktig å begrense tilganger for ansatte som ikke har et jobbrelatert behov for disse opplysningene.

Like viktig er det å kunne endre rettighetene hvis en ansatt bytter rolle eller slutter i bedriften. Se derfor etter et CMS som har en brukervennlig brukeradministrasjon som er mulig å tilpasse bedriftens roller og behov.     

4. Integrasjonsmuligheter

Det å integrere webløsningen med bedriftens eksisterende forretnings- og økonomi-systemer kan både være med på å effektivisere, kvalitetssikre og automatisere oppgaver som i dag løses manuelt.

Om dere ikke har et umiddelbart behov for integrasjoner ved førstegangs etablering av nettsidene, så bør dere ta høyde for at dette behovet vil dukke opp i fremtiden. Dere må også ha i tankene at ved en fremtidig integrasjon så vil dette kreve innleie av spisskompetanse, om dere ikke har dette tilgjengelig internt.

Se derfor etter et CMS med muligheter for å implementere egne spesialfunksjoner, og det med et programmeringsspråk som er såpass utbredt at det er lett å få tak i rett kompetanse. 

5. Backup

Selv de mest pålitelige CMS-plattformene kan krasje eller bli hacket, og i slike tilfeller er en oppdatert sikkerhetskopi din forsikring. Du bør derfor se etter et CMS som tilbyr en enkel og pålitelig måte å sikkerhetskopiere dataene dine og å gjenopprette fra en sikkerhetskopi. Se etter innebygd funksjonalitet, tilgjengelige backup plugins eller en løsning hvor leverandør tar på seg ansvar for drift og backup.

Oppsummering

Punktene over er noen av de viktige faktorene du bør tenke på ved valg av CMS til ditt nettsted eller nettbutikk. Dette dekker ikke alt, men er noe av det som ofte blir oversett, og som kan vise seg å være kritisk i forbindelse med etablering, eller i en senere fase. En siste anbefaling er å ta kontakt med en profesjonell nettsted-leverandør for å innhente råd og innspill til hva nettopp dere bør tenke på for å dekke de spesielle kravene og ønskene dere har spesifisert for nytt nettsted.