10 lærdommer fra online/hybrid-konferanser

Hva gjør du når du ikke lenger kan gjennomføre konferanser eller arrangement og samle mange mennesker til fysisk treff? Et godt råd er å gjøre som Christoffer Omberg og Oslo Business Forum. Du snur deg rundt og møter utfordringene.

Oslo Business Forum er kjent for sine store næringslivskonferanser med dyktige, inspirerende foredragsholdere og høye publikumstall.

I år måtte de i likhet med mange andre bedrifter tenke annerledes da Koronaen kom. Resultatet ble online/hybrid-konferansen The New Normal hvor de samlet hele 4257 betalende seere digitalt og rundt 100 personer som ble invitert til å være fysisk tilstede under arrangementet. Her er de ti viktigste lærdommene de sitter igjen med:

1. Inspirasjon fra TV-produksjoner

Du kan ikke uten videre overføre erfaringer du måtte ha fra fysiske konferanser til digitale alternativ. Måten du vanligvis gjør det på, vil ikke fungere digitalt. OBForum lot seg derfor inspirere av tv-produksjoner som Champions League, Bislett Games, Euro Vision, NRK, med flere. Og de skjønte at et pre-studio var tingen for å skape engasjement og god stemning i forkant av konferansen.

2. Lavere oppmerksomhetsspenn

Du må erkjenne at du har begrenset tid for å holde på seernes oppmerksomhet digitalt. I OBForums tilfelle gikk de fra en to-dagers fysisk konferanse til en halv dag online. Foredrag som vanligvis pleide å vare tre kvarter, ble kortet ned til 20-30 minutter. En halv time er ifølge Christoffer Omberg, absolutt maks.

På et online-arrangement må det skje noe konstant og du bør legge opp til raske skift og variere mellom

• Videoer
• Reportasjer
• Foredrag
• Ekspert-studio

Se vårt videobibliotek for tips til ulike videoløsninger her >

3. Selve produksjonen

Bruk av Zoom, Hang-out og lignende har eksplodert. Når OBForum skulle ta seg betalt for sitt arrangement, var de nødt til å skille seg ut fra de «vanlige» kanalene. I samarbeid med Norges Varemesse leide de en gigantisk sal med hele tre scener og inviterte rundt 100 personer til å være tilstede. Å snakke til et fysisk publikum skaper, som du kanskje selv har erfart, en helt annen energi enn når du snakker til et kamera. Og akkurat som på en profesjonell tv-produksjon, hadde de en dedikert medarbeider som fikk folk til å klappe og respondere på gitte tidspunkt. Slik ble det god stemning både i salen, og for tilskuerne som fulgte konferansen digitalt.

4. Interaksjon

Interaksjon er viktig for å holde på publikum når arrangementet er digitalt. Ved å legge opp til samhandling gjennom live-chat og enkle spørreundersøkelser underveis, blir deltakerne mer engasjert. Oppfordre dem til å merke med hash-tags i sosiale medier og vis deltakernes bilder og kommentarer på skjermen. Det inspirerer flere til å bidra.

Trenger du tips eller teknisk hjelp til din online/hybrid-konferanse? 

5. Live eller opptak?

OBForum valgte å sende alt som skjedde i salen direkte. Noen av foredragene var opptak, men skulle de gjort det på nytt, ville de trolig valgt å kjøre alle foredragene live, nettopp fordi interaksjon med publikum har så stor betydning. Det er fortsatt mye annet man kan gjøre opptak på, som reportasjer, grafikk, videoer, med mer.

6. Fokus på de i salen eller de som er hjemme?

Skal du ha et hybrid arrangement hvor noen også er tilstede fysisk, får du en utfordring. Hvem skal du fokusere på? Sjansen er stor for at du ikke klarer å gjøre alle 100 prosent fornøyde. Hvem skal foredragsholderne rette oppmerksomheten sin mot? De som ser på skjermen, eller de som sitter i salen? Hvem skal spørsmål og chat rettes til? Dette er forhold du må ta stilling til på forhånd.

OBForum valgte å være tydelige på å avklare forventningene til gjestene de hadde i salen og informerte om at oppmerksomheten deres først og fremst lå på de digitale deltakerne. Det skal også sies at de som var tilstede i salen slapp deltakeravgift.

En mulighet for å tilfredsstille så mange som mulig, er å kjøre to parallelle opplegg.

Trenger du hjelp med webinar eller videoproduksjon kan du lese om våre tjenester og priser her >

7. Virtuell nettverking

Mange drar på konferanser på grunn av mulighetene for å styrke nettverket og bli kjent med andre. OBForum løste dette ved å bruke nettverksløsningen Brella, en nettverkingsapp opprinnelig laget for fysiske konferanser, men som på kort tid har blitt tilpasset digitale online-opplevelser. Verktøyet har mange flere muligheter enn det et klassisk webinarverktøy har. Alle deltagerne som ønsket det, kunne logge seg på med LinkedIn-profilen sin, legge inn interesser og en kort bio om seg selv. Dette gjorde det enkelt for deltakerne å interagere, finne informasjon om hverandre og avtale møter direkte i løsningen. I tillegg fikk samarbeidspartnere muligheten til å opprette virtuelle stands som alternativ til de tradisjonelle.

Et generelt tips ved å skape virtuell nettverking i et online/hybrid-arrangement er å be deltakere om å dele sin profil på blant annet LinkedIn og oppfordre publikum til å ta kontakt med hverandre her. Pass på at du også gjør deg selv og din bedrift tilgjengelig på samme tjeneste som du markedsfører. Legg til og ta kontakt med deltakerne som deler sine profiler slik at de ser at arbeidet de har lagt ned for å dele sine profiler blir sett. Kommenter gjerne også i sendingen at du nå har mottatt så og så mange henvendelser og tar kontakt i pausen eller når du måtte få tid. Av egen erfaring her i MarkedsPartner så ser vi at dette skaper engasjement. 

8. Partnere

Partnerne står for en viktig del av OBForums omsetning. På tidligere fysiske konferanser har de vært tilstede med stands, spesialprogrammer, videoer fra scenen og lignende. Derfor ble det nødvendig å lage et alternativt konsept. Partnerprogrammet til denne konferansen fikk blant annet følgende innholdselementer:

• Videoer med toppledere og tankeledere om den nye normalen
• Reportasjer
• Toppledere i ekspert-studio
• Virtuelle stands
• Webinar
• Podcasts

Resultat: Samarbeidspartnere som var mer fornøyde enn noen gang tidligere, stort engasjement og fantastisk spredning av innlegg på sosiale medier fordi ansatte i de forskjellige selskapene også delte videre.

9. Enda mer fokus på kundeservice

På de fysiske konferansene OBForum har gjennomført, har de hatt rundt 150 frivillige hjelpere tilstede hver gang. Disse har hatt én oppgave, nemlig å sørge for å gi deltakerne en fantastisk opplevelse fra start til slutt. Også her måtte ting gjøres annerledes, for hvordan kan du sørge for at 4000 deltagere som skal logge seg inn samtidig føler seg velkomne og ivaretatt? Det krevde et stort team klare til å hjelpe med tekniske utfordringer, og til å gi raske svar for å møte deltakernes forventninger.

Skal du arrangere en stor online-konferanse, er dette en viktig del du må forberede godt, slik at alle deltakere føler seg ivaretatt.

10. Innhold er alfa og omega

Og så det aller viktigste. Det hjelper lite om du leverer på de foregående ni punktene hvis du ikke leverer på innhold. Det er avgjørende å skape innhold som motiverer og inspirerer, og som gir deltakerne lærdom de kan ha nytte av i jobbhverdagen. Dette rådet gjelder uansett om din neste konferanse eller arrangement blir fysisk eller digitalt.