Skjulte skatter i HubSpot: mine beste tips og triks

I denne bloggartikkelen skal jeg røpe noe av mine beste tips og triks i HubSpot. Kall det gjerne mine “Hidden Gems” – Ting jeg opplever at ikke alle vet om, men som jeg syns er supernyttig! 

I fjor var jeg og flere av mine kollegaer med på en HubSpot SuperAdmin bootcamp.  Det var et seks ukers program med undervisning, gruppeoppgaver og hjemmelekser for oss som administrerer HubSpot-portaler. En av oppgavene vi fikk var å dele våre «biggest win», «hidden gem» og «pothole» for den siste uka. Denne oppgaven var utrolig nyttig fordi vi fikk tips fra andre Super Admins på deres «hidden gems» i tillegg til at det var morsomt å dele både seire og fartsdumper vi møtte på underveis. Nå vil jeg dele de beste skjulte skattene med dere:  

Jeg har sortert disse i tilfeldig rekkefølge, men jeg er stor fan av alle.  

1. Comment mode

Dette er en funksjon som HubSpot har lagt til i flere av sine verktøy. Denne lar deg legge inn kommentarer på det du jobber på i HubSpot. Der kan man også @-tagge andre brukere i HubSpot, som gjør det lettere å samarbeide på ting som flere jobber på. Du kan velge akkurat hvor du vil plassere kommentaren. Noe jeg syns er svært nyttig er å legge en kommentar på ulike rapporter i dashboards, som forklarer nærmere hva du ser i rapporten.  

2. Campaigns 

For oss som jobber med markedsføring i HubSpot er det fint å ha et sted å gå til for å få full oversikt.  

Med campaign-verktøyet til HubSpot kan du tagge alle ting i HubSpot til et tema eller et event. For eksempel for et webinar har du ofte et skjema, en landingsside, en takkeside, en e-post med bekreftelse til kunde, en e-post med påminnelse, en liste over påmeldte og mye mer. Da kan det være vanskelig å holde oversikt. Hvis du legger til alt dette i samme kampanje finner du det på et og samme sted i HubSpot.  

Det gjør det lettere å holde oversikt, i tillegg får du opp måltall og resultater direkte i campaign-verktøyet. Ved å få opp resultater der i sanntid blir det lettere å rapportere på hvordan kampanjen går til andre i selskapet.  

3. Black search i HubSpot 

En funksjon jeg opplever at mange ikke kjenner til er såkalt black search eller global search i HubSpot. Det er søkefeltet man finner helt øverst til venstre på verktøy-linja inne i HubSpot. Dette søkefeltet lar deg søke på tvers av hele HubSpot-portalen. Det kan være nyttig om du ikke vet hvordan navigere til den delen av HubSpot hvor det du søker etter ligger. HubSpot forbedrer stadig hvordan søkeresultatene presenteres. Det gjør at når du søker i dag kommer det opp en ryddig oversikt på hvor i HubSpot dette søkeresultatet ligger. 

4. Mapper og navnekonvensjoner  

Å lage mapper for ulike ting i HubSpot er en veldig nyttig rutine som jeg opplever det er få som bruker. Du kan gjøre det med både workflows, lister, e-poster og flere andre ting.  Å ha mapper for å kategorisere disse elementene gjør det mye lettere å holde en ryddig oversikt.  

En annen veldig god rutine å etablere er å ha klare navnekonvensjoner. Dette gjelder for alt fra lister, e-poster, workflows og andre elementer. Hvorfor er det så viktig? Jo det gjør det mye lettere å søke opp igjen. For eksempel om du skal lage et filter på contacts som er del av en liste, så er det mye lettere å finne lista om man har et navn som gir mening. Et annet eksempel kan være at en deal i HubSpot bør ha kundenavn og hva salget går ut på i navnet. Da ser man enkelt hva det gjelder og for hvilken kunde, uten å måtte gå inn på selve dealen.   

Den største fordelen er kanskje på e-poster. Fordi i analyze-fanen på e-poster kan man da søke etter for eksempel «[NO] newsletter_w» som angir at man vil se alle e-poster som er norske nyhetsbrev og innenfor en bestemt uke. Dersom man ikke har en klar navnekonvensjon, er det mye vanskeligere å analysere en e-postserie over tid.  

5. Egne views 

Når jeg har holdt opplæring i HubSpot for andre, så er det flere som har sagt til meg at de ikke syns HubSpot er tilpasset nok til sin arbeidshverdag.  

Et godt tips da er at man kan bygge egne views som er ferdig-filtrerte lister i contacts, companies, deals eller ticket. Det gjør at man kan bygge et view som eksempelvis viser den enkelte selgers åpne dealer. Det gjør at den enkelte selger slipper å vite hvordan man filtrerer seg frem til dette, og man slipper å gjøre det hver gang.  

Views-funksjonaliteten rulles ut til stadig flere elementer i HubSpot, som for eksempel lister.  

6.  Møtebooker 

Syntes du det er slitsomt med mye frem og tilbake kommunikasjon for å finne tidspunkt til møter? Det syntes jeg også. Derfor er jeg blitt veldig glad i møtebooker-funksjonen i HubSpot! 

Den lar deg lage en egen møtebooking-link, som gjør at de du sender linken til kan se når du er ledig i kalenderen din og booke deg inn direkte. Da slipper man mye frem og tilbake for å finne ut av når det passer! 

Det som er fint med denne møtebookeren er at du selv kan spesifisere når du er ledig, hvor lang tid i forkant noen kan booke deg inn, og mange andre nyttige praktiske funksjoner.  

7. Kloning 

En av tingene jeg bruker mest i HubSpot er klone-funksjonen. For eksempel kan det være at man skal arrangere et nytt webinar, og da er det mange ting man må huske på å sette opp. Det kan være: Landingsside, takkeside, skjema, lister, flere e-poster med både invitasjoner og påminnelser, kundeundersøkelse i etterkant med mer.  

Da er det utrolig nyttig å kunne klone det samme oppsettet fra et tidligere webinar. Da vet du at du får med deg alt du trenger, og du ser hvordan det er blitt gjort tidligere.  

Når jeg holder opplæring for ansatte som er nye i HubSpot så opplever jeg at denne funksjonen er veldig nyttig for dem til å skaffe seg oversikt.  

Håper du lærte noe nytt og har lyst til å teste ut noen av disse tingene!