Hvordan engasjere dine deltakere i et webinar?

Et webinar er et online arrangement med lyd, bilde og video, hvor formålet er å presentere et tema som er engasjerende, relevant og informativt for deltakerne. De fleste av oss bruker webinar for å komme i kontakt med nye potensielle kunder, markedsføre bestemte produkter eller tjenester og employer branding. Men er det én ting flere bedrifter har problemer med, så er det å skape engasjement i selve webinarrommet. Her er noen tips til hvordan du kan oppnå engasjement fra dine deltakere.

Videre i denne bloggartikkelen defineres webinar teknisk som det sammensatte resultatet av bilde og lyd, chat, kommentarer, polls/spørreundersøkelser, handouts, bilder, Powepoint-slides, og alt av andre elementer som en deltaker blir eksponert for i ditt webinar-rom. Sendingen defineres som det du aktivt sender ut av lyd og bilde gjennom ditt webinar. Sendingen utgjør som regel hoveddelen av skjermen til deltakeren og er det som vises «foran kamera» og eventuelt bilde- og video-elementer som du viser fra din maskin. Sendingen er kun én del av selve webinaret.

Sett opp en synlig, brukervennlig og visuell chat

For at publikummet ditt enkelt skal forstå hvor og hvordan de henvender seg til både deg og resten av de som er i webinarrommet, er det viktig at chatten er lett å se og lett å bruke. Dersom du ikke er fornøyd med den integrerte chat-løsningen finnes det egne chat-løsninger som kan kombineres med videostrømmen din.

• Demonstrer chatten
  For å gjøre det enklere for publikummet å forstå hvor chatten er og at den er aktiv, så er det viktig at noen demonstrerer den. Det er fint om dette gjøres av programleder eller foredragsholder før webinaret starter. Tenk på hvordan du ordlegger deg i chatten, og at du skriver på en slik måte som du ønsker at publikummet ditt også skal respondere. Dersom du har mulighet til å ha flere foran kamera i webinaret, så er det utrolig effektivt å dele ansvarsoppgaver. Hvis én har hovedansvaret for det faglige, kan den andre ha hovedansvaret for å dele hva som skjer i chatten. Det å ha en person med ansvar for chat foran kamera gir publikum en sterkere følelse av å bli inkludert og sett, og at det de bidrar med har en relasjon og innvirkning på sendingen.

• Gi mulighet for anonym chatting

  De fleste webinar-plattformene gir mulighet for «questions» eller «privat chat», hvor avsenderens melding kun blir sett av webinar-arrangøren. Opplys om at dersom man ønsker å være anonym i meldingen, så er dette et alternativ.

• • Et positivt resultat av en slik løsning er at man enkelt kan bruke forhåndsproduserte spørsmål eller innspill, eller bruke kollegaer med en avtalt agenda, og lese opp disse uten at publikummet ditt ser hvem som var avsender.

  • En negativ effekt av en slik løsning er at det kan ta publikummet ditt vekk fra chatten. Dette kan innvirke negativt ettersom økt aktivitet i chat bidrar til mer chatting fra publikum.

Sett av tid til interaksjon

Uavhengig av om du har et kort webinar eller om du skal strømme hele dagen, så er det viktig å sette av tid til interaksjoner i en privat kjøreplan. Opplys gjerne publikum på starten og underveis når og hvordan de kan interagere, og når dere retter fokuset mot dette i sendingen. Det er effektivt å sette av tid til interaksjon etter et faglig innlegg, da får publikum tid og fokus til å supplere eller lufte tanker før man går videre til neste innholdspunkt.

Legg lista lavt for deltakelse

Still enkle spørsmål innledningsvis, men svar på disse spørsmålene selv underveis (ikke vent på svar).

• For eksempel: «Var det noen som gjorde noe spennende i helgen? Jeg var ute og spilte frisbeegolf på lørdag, og det var helt strålende. Hva med deg?».

Etter at inngangsspørsmålet er satt, så minn deltakerne på at dere gjerne vil høre fra de i chatten, slik at man kan tilpasse innholdet. Det er en fordel om inngangsspørsmålet er relevant og aktuelt for webinarets tematikk – men det er viktig at det er lettbeint! Ved at du som foredragsholder eller programleder svarer på spørsmålet umiddelbart, oppleves det ikke desperat om man ikke får tilbakemeldinger med en gang. Øk gjerne relevansen til webinaret og bygg opp faglige spørsmål etterhvert som du får mer respons fra deltakerne. Bli kjent med dine deltakere først. 

«Element of surprise» for å friske opp deltakerne

Etter en lengre seanse med innhold (typisk etter 40 minutter), kan man «vekke opp» deltakerne med uformelle og artige spørsmål som typisk gir respons i kommentarfeltet. I andre deler av verden, spesielt i USA, kan spørsmålet typisk være «Hvilket husdyr liker du best? Hund eller katt?». Men dette blir ofte for banalt for skandinavere. Eksempler som vi erfarer fungerer godt kan være å dele hva man selv driver med om dagen, som relaterer til de fleste sine liv.

• For eksempel: «Jeg har brått fått veldig sansen for bilvask om dagen! Jeg bruker høytrykksspyler først og deretter tørker jeg av med skinn. Det fungerer utrolig godt. Er det noen av dere som trenger en bilvask så er det bare å ringe!».

Vi hadde et heldagswebinar vinter/våren 2020, hvor en av foredragsholderne sa dette. Det skapte et helt vanvittig engasjement fra deltakerne. Etter denne hendelsen har vi selv begynt å bruke lettbesvarte spørsmål og kommentarer som vi ser bidrar til deltakelse i chatten.

Her er det likevel viktig å balansere vittigheten og se an publikummet slik at det ikke blir for flåsete. Se gjerne på stillingstitlene og bedriftene de jobber i for å legge trykket riktig. Ikke bruk «element of surprise» for ofte, men bruk det én eller to ganger i løpet av lengre webinarer, hvor det strategisk sett kan være småslitne og ufokuserte deltakere.

Kjør konkurranser hvor kravet er chat-deltakelse

Dersom du kjører en konkurranse, så kan ett av kriteriene være å delta i chatten.

• For eksempel: «Hva er hovedstaden i Norge? Svar i chatten og vi trekker en vinner!» Konkurransene bør være relevante til sendingen, men kan gjerne være lettbeint.

En fysisk premie som sendes i posten fungerer erfaringsmessig bedre enn en digital premie. Premien kan dermed også vises fysisk foran kamera, som ofte også øker aktivitetsnivået i konkurransen. Kjør gjerne den første konkurransen tidlig. Da fungerer konkurranser i chat best, og du kan få utbytte av dette gjennom hele sendingen din.

Kjør spørreundersøkelser hvor du etterspør utdypning på svar i chatten

Mange webinar-plattformer har mulighet for å kjøre spørreundersøkelser underveis. Bruk disse spørreundersøkelsene for å oppnå mer engasjement fra publikummet. Forbered og produser spørreundersøkelsene i plattformen på forhånd. Etter at du får svarene, så del resultatene muntlig foran kamera. Nå kan du også etterspørre utdypning og meninger på hvorfor resultatet ble som det ble i chatten.

«Social sharing»; få deltakerne til å knytte kontakter på sosiale medier

Mange har tidligere brukt seminarer og konferanser for å utvide nettverket sitt. Oppfordre gjerne til dette i chatten. Skap samhold blant ditt publikum: alle som er her nå er veldig interesserte i dette temaet, og er derfor interessante å ha i nettverket på LinkedIn. Del gjerne egne sosiale kanaler foran kamera, slik at terskelen er lavere for publikum å gjøre det samme. Om deltakerne legger deg til er det fint og sende en liten hilsen i den sosiale mediekanalen de har tatt kontakt, for å personalisere reisen til deltakerne. 

Relevant ressursdeling med publikum

Dersom du har powerpoint-filer, dokumenter eller annet innhold som kan fungere som supplement til webinaret, så del det gjerne underveis i chatten. Etter å ha delt elementer kan man etterspørre tilbakemeldinger på innhold eller utforming fra de som har lastet dette ned.

Dette kan potensielt bidra til nye idéer og nye innholdstilbud for deg og din bedrift. Det vil også hjelpe deg å konkretisere og tilpasse de innholdstilbudene dere allerede har.

Se vår ressursside for webinar her >

Breakout-room på konferanse-plattform

Etter endt webinar eller i en pause kan man aktivisere deltakerne ved å sette opp et digitalt rom i en konferanse-plattform hvor man diskuterer relevant tematikk med deltakerne. Opprett et rom i for eksempel Zoom, Teams, Clubhouse eller en gruppe på Facebook. Legg lenken (URL-en) til dette rommet i webinar-chatten, og opplys om hva som skal diskuteres og hvor lenge.

Trå varsomt med breakout-rooms; du risikerer fort å miste deltakere og kontrollen, her bør du ha flere personer å lene deg på bak spakene. Når du starter opp breakout-rommet kan det være lurt å begynne med en spørsmålsrunde mellom arrangør og foredragsholder/ekspert for å starte en relevant samtale. Derfra kan man benytte håndsopprekningsfunksjon for å slippe webinar-deltakerne til. Et tips for avanserte brukere kan være å dele direkte det som skjer i breakout-rommet til selve webinaret. Da kan de som ikke ønsker å være en delaktig del av diskusjonen følge med på dette som en del av sendingen i webinar-rommet.

Prat om chatten til kamera, som to hybride virkeligheter

Prat til kamera om det som skjer i både chat og private meldinger. Formidle det som personer skriver, og eventuelt hvem som er avsender, og koble dette inn i sendingen for å gjøre det helhetlig og relevant. Da føler også deltakerne at de har en innvirkning på det som skjer. I enkelte webinar-løsninger er ikke chatten veldig synlig, og ofte er det noen seere som velger å skjule chatten fra sitt vindu (eller kun høre lyden mens de gjør andre ting). Derfor er det ofte smart å fortelle disse seerne hva som skjer i chatten i tillegg til den planlagte sendingen. Flere kjører webinarene sine ved å la sendingen være en egen enhet uavhengig av chat og interaksjon, mens chatten lever sitt eget liv som en slags kommentar til selve sendingen. Dette er praktisk for de som ser webinaret on-demand i ettertid, ettersom man da aldri nevner chat eller kommentarer i selve sendingen. Men det er viktig å vite at dette er mye mindre effektivt når det gjelder å skape engasjement. Dersom målet er økt engasjement så tenk gjerne at «det planlagte innholdet» av sendingen er en hybrid virkelighet med det som skjer i chatten – at begge delene danner én felles hendelse som utgjør webinaret ditt. Da føler deltakerne en helhet og sammenheng mellom sine innspill og selve sendingen, hvor deltakerne er en aktiv part. I noen tilfeller kan det være fint å nevne hele navnet til avsenderen for å understreke betydningen av en mening eller utspill, men det vurderer du fortløpende. Husk å ivareta personvern også her!

Dersom du er alene foran kamera er dette en utfordrende praksis, hvor du hele tiden skal «være på» foran kamera og holde publikummet ditt ved skjermen, samtidig som man skal lese chatten og formidle hva som skjer der. Men øvelse gjør mester – lykke til!