Inboundbloggen
Digitalleder
Vekstoppskrifter
Hubspotbloggen
Del.svg)
Del
Det er svært viktig å ha gode forretningsregler i CRM for å unngå unødvendige duplikater. Duplikater er en stor feilkilde i CRM som er med på å bidra til dårlig datakvalitet. Selv med gode regler og rutiner for datakvalitet, vil ofte duplikater være unngåelig. Heldigvis har HubSpot et nyttig verktøy som hjelper deg å vaske bort duplikater, og lar deg ta tilbake kontrollen. La oss se nærmere på dette verktøyet.
HubSpot duplikatverktøy - Hva er det?
I Contact og Companies-objektet finner du et verktøy for å gå over eventuelle duplikater. Dette kan gjøres både automatisk og manuelt:
Automatisk gjennomgang av duplikater
HubSpot har en logikk som automatisk unngår duplikater. Dette gjøres på fire forskjellige måter:
- Duplikatgjennomgang basert på user tokens
- Duplikatgjennomgang basert på e-postadresse
- Duplikatgjennomgang av companies basert på company domain name
- Duplikatgjennomgang av samtlige HubSpot objects og products, basert på object ID-nummer.
I dette innlegget vil jeg ikke bruke tid på å forklare de automatiske duplikatgjennomgangene ytterligere. Nå skal vi se nærmere på den andre metoden, nemlig hvordan du selv kan gå over duplikater i HubSpot på regelmessig basis.
Hvordan gjør man det?
Alle HubSpot-kontoer med en Professional eller Enterprise-lisens har et eget verktøy for gjennomgang av duplikater på Contacts og Companies. Dette finner man under «actions» øverst til høyre når man står inne på Contact eller Companies-visningen, og deretter «Manage duplicates».
Her vises Contacts og Companies HubSpot identifiserer som mulige duplikater, basert på navn, e-postadresser, telefonnummer, og flere andre informasjonsfelter. Denne genereringen skjer cirka en gang per måned. HubSpot forteller deg når neste generering av mulige duplikater gjøres øverst i visningen. HubSpot vil generere maks 2000 mulige duplikater hver gang. Dette gjør at du kan opprette en fast oppgave som vil gå over denne listen hver gang det genereres nye duplikater.
Ved gjennomgang av duplikatene får du opp de to ulike oppføringene på hver sin kolonne. Øverst til høyre kan du velge hvilke informasjonsfelter i HubSpot du ønsker å sammenligne. Videre kan man i listen velge å avslå, dersom du ser at det åpenbart ikke er duplikater.
Hvis det faktisk er duplikater, eller om du er usikker, velger du «review» for å gå videre. Her vil du se om det faktisk er duplikat eller ikke. Da får du opp en hurtigvisning med de informasjonsfeltene du valgte øverst til høyre på hovedsiden. Dersom denne visningen fortsatt ikke er nok for å gjøre en god vurdering, kan du trykke på navnet til kontakten eller virksomheten for å åpne kontakt eller firma-kortet i en ny fane. Da kan du gjøre en dyptgående sammenligning for å vurdere hvilke av de to du ønsker å beholde. Ofte holder det å gjøre denne vurderingen i hurtigvisningen, når du har valgt de informasjonsfeltene som gir deg best grunnlag.
Deretter må du trykke på den record’en du ønsker å beholde i systemet. Da slår du sammen eller «merger» de to oppføringene. Da vil den du velger å beholde, fortsatt leve i HubSpot CRM, og den andre vil bli slått sammen med den du velger å beholde. På denne måten reduserer du de to oppføringene til å bli én enkelt oppføring i CRM. Vipps –aldri mer duplikater i systemet.
Noen tips:
- Jobber virksomheten din B2B bør du alltid beholde den kontakten som har jobb-e-postadresse, ikke privat e-postadresse og vice versa.
- En hovedregel kan være og alltid beholde den kontakten eller det firmaet som har mest informasjon på seg. Behold eksempelvis den kontakten eller firmaet som har flest Deals assosiert på seg, eller som har mest utfyllende informasjon.
- Ta deg god tid. Når du først slår sammen to oppføringer er det ikke mulig å reversere dette. Vær derfor helt sikker før du slår de sammen!
Denne øvelsen er en enkel måte å sikre at du har bedre kontroll på datakvaliteten i CRM. Gjør det til en fast rutine hver gang HubSpot genererer nye potensielle duplikater, så er du sikker på at du kan stole på dataen din.
Her kan du lese mer om duplikatgjennomgang i HubSpot.
Dersom du ikke har gode prosesser for gjennomgang av duplikater vil du oppleve at du ikke kan stole på dataen du har i CRM.
Les også: Hvorfor er datakvalitet så viktig i CRM.
I dette innlegget har jeg skrevet om hvordan du kan komme i gang med å rydde HubSpot CRM for duplikater. En slik rutine vil gi deg bedre datakvalitet, og du kan i større grad stole på dataen du har i CRM. Lykke til på vei mot et duplikatfritt CRM!
