Da Korona kuppet konferansen vår – og hvordan vi tok den tilbake

Det var duket for tidenes konferanse på Oslo Plaza. Gjestelisten var full. Sponsorer skaffet. Dyktige foredragsholderne fra Norden, USA og Storbritannia var booket. Så kom Korona. Dette er den ærlige og usminkede historien om hvordan vi tok vår egen medisin og på få dager «digitalt transformerte» en god gammeldags konferanse til et heldigitalt seminar.

Sort svane

Jeg må være ærlig. Da jeg først hørte om det nye korona-viruset, tenkte jeg: «Nok en influensa hauset opp av media, som vil være over på kort tid.»

Så feil kan man ta.

Det som nå var på vei inn i norsk farvann var det man kaller en sort svane – en usannsynlig hendelse med enorme konsekvenser. Det første smittetilfellet ble registrert tre uker før vi skulle avholde Inbound-dagen 2020, den sjette i rekken, med rundt 250 deltagere.

En uke før dagen kom tiltakene.

Først et forbud mot arrangementer med over 500 deltagere, hvor man ned til 200 deltagere måtte ha godkjenning fra Oslo kommune. Samtidig strømmet det inn henvendelser fra deltagere som lurte på om det ble noe av det hele. Ansatte lurte på det samme.

Vi jobbet på spreng med ulike scenarier, mens vi holdt hodet kaldt i håp om at det skulle gå, samtidig som vi hele tiden vurderte hvor forsvarlig det var å arrangere en fysisk konferanse i Norges hovedstad.

Jo mer datoen nærmet seg, jo mer realistisk ble en avlysning.

«Krisestab»

Den 11. mars ble det satt av et eget møterom på hovedkontoret vårt i Sarpsborg, til en egen Corona-krisestab, som fortløpende vurderte situasjonen, holdt kontakt med alle interessenter og la en plan B.

Det var mange vi måtte holde dialog med: foredragsholdere, hotell, sponsorer, deltagere og andre underleverandører.

Her er Linda (markedssjef), Siri (digitalmarkedsfører) og Magne (leder innholdsmarkedsføring) foreviget på «Corona-rommet».

Først jobbet vi med tiltak for å gjøre konferansen så lite smittefarlig som mulig for de som fortsatt ønsket å møte opp på Plaza. Vi planla også å livestreame for alle de som ikke kunne eller ikke ønsket å være fysisk tilstede.

Dagen etter at vi hadde klarert planene med hotellet, det nye videoteamet og foredragsholderne kom det en ny skruball fra myndighetene. Helseminister Bent Høie stengte ned hele Norge den 12. mars.

Da hadde vi allerede plan B klar: Vi skulle strømme hele arrangementet fra vårt studio i Sarpsborg. Covid-19 skulle ikke få hindre at vi over 200 deltagere skulle få dele kunnskap, om det så skulle skje fra hjemmekontor over det ganske land.

Skruball på skruball

Vi tok umiddelbart kontakt med foredragsholderne, som syntes at den nye planen var både sporty og inspirerende i en tid hvor de fleste arrangører avlyste.

Kostnadskontroll var avgjørende for å minimere tapet så mye som mulig, da vi visste at vi ikke kunne ta den samme billettprisen for et elektronisk som et fysisk arrangement. Vi la derfor stor flid i programmet og booket inn nok en profilert foredragsholder (Eirik Norman Hansen) for å sikre høy kvalitet.

Den opprinnelige planen var å ha en miks av direktesendte og forhåndsinnspilte foredrag – slik vi gjorde på det digitale heldagsseminaret Ikke vær redd for 2020. Men så kom skruballene.

To foredragsholdere havnet i karantene, konferansier ble sittende korona-fast uten barnevakt, og vi våget ikke å ta risikoen med å sende live fra de respektive hjemmekontorene i tilfelle teknikken eller helsen skulle svikte.

Vi bestemte oss derfor for å spille inn alle foredragene på forhånd.

Det var utrolig morsomt å se resultatene – og hvor sporty alle stilte opp og fant kreative løsninger fra sine hjemmekontor. De fleste leverte kjapt. Noen i grevens tid.

Vi bevarte hvilepulsen, da vi hadde spilt inn to foredrag som vi hadde i bakhånd.

Den store dagen

Da dagen kom, troppet teamet opp på et ellers folketomt kontor i Sarpsborg. Linda, Siri og Anneli skulle ta seg av chatten, support, koordinering, lunsj og forfriskninger. Tom-André styrte teknikken, og karantenefaste Christoffer satt parat for å gi teknisk support fra sitt hjemmekontor. Hans-Petter Nygård-Hansen skulle være programleder sammen med meg.

Vårt studio på Grålum er bare seks kvadratmeter stort, men med greenscreen og det riktige utstyret, blir resultatet ganske så bra. Slik så det ut et par timer før sending.

Vi byttet ut det lille bordet med et stort et, og for seerne ble det seende slik ut:

Vi hadde beregnet tid mellom foredragene til en uformell oppvarmingsprat i studio mellom Hans-Petter og meg, hvor seerne kunne stille spørsmål og være med å styre samtalen. Vi kjørte også spørreundersøkelser som seerne fikk opp på skjermen. Alle foredragsholderne var tilgjengelig i chatten for å svare på spørsmål. Vi oppfordret deltagerne til å dele hvor de fulgte oss fra, og å legge ut bilde i sosiale medier av deres hjemmekontor. På slutten av dagen delte vi ut premier til et utvalg av de som sendte oss eller la ut bilder. 

Streamingen ble gjort med programvaren OBS og videoplattformen TwentyThree.

I tillegg til live-streamen sendte vi opptak av hele dagen til alle påmeldte i etterkant. Dette fikk vi svært positive tilbakemeldinger på, da mange var hjemme med barn eller opptatt på andre måter som gjorde at de ikke fikk med seg konferansen. 

Dagen gikk over forventning. Her er noen tall:

• 162 strømmet arrangementet live (av 237 påmeldte)
• På det meste var det 135 deltagere som så samtidig
• Hver deltager strømmet i snitt mellom 5 og 6 timer (av totalt 8t og 20min)
• Vi fikk totalt 474 meldinger i chatten
• Vi hadde 318 nedlastninger av vedlegg vi delte i chatten
• Vi hadde null tekniske problemer eller nedetid på nett underveis, men litt problemer med lyden de siste fem minuttene.

Ting vi vurderer å gjøre annerledes neste gang:

• Kortere lunsjpause:
  • 15 minutter i stedet for 1 time.
  • Vi mistet 20 publikummere etter pausen.
• Kortere dag:
  • Fra klokken 14:30 så vi at mange begynte å logge av.
  • Ved webinarets slutt var det kun 88 deltagere.

Dette er den tredje digitale heldagskonferansen vi har gjennomført, og helt sikkert ikke den siste. Ønsker du å gjøre noe lignende for din virksomhet, så ta kontakt. Se videoen under for et innblikk i hvordan vi gjennomførte et heldagswebinar i høst.