Det kreves lederstyrke, grunnlag og kunnskap for å beslutte endringer. Endringene i en bedrift blir oftest godt planlagt og tilrettelagt. Men en strategisk plan og gjennomføringsplan for kommunikasjon av endringene er i mange tilfeller fraværende eller tynn.
Klar tale og klart språk er ikke alltid så opplagt som det burde være. Tydelig kommunikasjon starter med konklusjonen, eller hovedbudskapet. Deretter et slags ekstrakt av hva som skal skje, før man underbygger med de viktige detaljene som danner grunnlag for forståelse og aksept.
De fire spørreordene hva, hvem, hvordan og når må alle besvares tydelig. Uklarhet og usikkerhet skaper alltid grobunn for spekulasjoner, som kan redusere effektiviteten internt. Eksternt kan uklar kommunikasjon, i sin ytterste konsekvens, føre til tap av viktige kunder. Derfor er endringer så viktig å kommunisere tydelig.
Klar tale og klart språk er essensielt. Men husk også at selvtillit, selvsikkerhet og kroppsspråk må stemme med ordene. I muntlig kommunikasjon mennesker imellom er ulike signaler som ikke er bokstaver en veldig viktig del av budskapsformidlingen. I den skriftlige varianten gir retorikk, oppbygning, bruk av grafiske elementer og bilder tilsvarende kroppsspråkets virkning.
Enkelte ledere er dyktige på endringskommunikasjon, mens andre fortsatt har litt å lære. Gode og dårlige erfaringer og eksempler kan være nyttige. Her er fire vanlige lederfeil som kan dukke opp når noe endres:
Hvis de ansatte har fått kunnskap og oversikt over hvorfor det skjer, er det mye lettere å få støtte og få med seg folk. Uansett hvor godt fundert og forretningsmessig smart en endring er, så er du ikke i mål før ansatte, kunder, marked og samfunnet rundt bedriften har forstått budskapet. Er endringen i tillegg forankret (internt) og akseptert, har endringskommunikasjonen vært effektiv og tydelig.
Først og fremst må du definere hvem du ønsker å nå. Budskapet bør i stor grad være det samme mot ulike målgrupper, selv om intern informasjon og medvirkning i endringene selvsagt stikker dypere. Men tilpasning, innpakning og personifisering av budskapet er så viktig at du må tenke flere tanker parallelt. For mange bedrifter kan målgruppene grupperes slik:
Deretter kan du lage en matrise og sikre at kommunikasjonen tilpasses de ulike målgruppene og de ulike delbudskapene. Ofte er det nemlig flere delbudskap som skal og må ut. Matrisen er også en nyttig sjekkliste både for hvor kommunikasjonen skal, og timingen i det som skjer. Rett budskap til rett tid kan være avgjørende, særlig overfor medier og samfunnet for øvrig.
De betydelige endringene i bedriften tar du regi og kontroll over, og husk at kommunikasjonen er en viktig del av det. Omdømmet du møysommelig har bygget opp må beskyttes. Tynn endringskommunikasjon kan skade bedriftens omdømme, mens en fyldig og god variant kan styrke det. Her er fire råd til hvordan du kan opptre tydelig og ryddig: