Prosjektledertips fra en erfaren markedsfører

Jeg har jobbet i MarkedsPartner i 11 år. Jeg er utdannet innen markedsføring og ble først ansatt i selskapet som markedskoordinator. Etter kort tid dukket det opp flere og nye muligheter, og jeg har gjennom årene hatt mange ulike roller. Alt fra å bistå kunder med å skrive innhold til web til å være prosjektleder for redesign av nettsteder og nytt intranett til rørleggerkjeden VB.

Selv om rollen som prosjektleder var uvant da jeg startet, hadde jeg erfaring som prosjektdeltager fra tidligere arbeidsplasser i NSB og Bokklubben. I MarkedsPartner har imidlertid rollen vært mer kompleks, fordi jeg må sikre fremdrift internt og koordinere mellom kunde og en eventuell tredjepart.

Her har jeg prøvd og feilet mye. Jeg har hatt prioriteringsutfordringer, ikke vært tydelig nok, kommunisert for sjelden eller trodd at alle har vært bevisste på fremdrift og leveringsfrister.

Så her kommer noen tips fra en som har gjort, og stadig gjør blemmer, men som også får til en god del når det kommer til prosjekter.

Ha et tydelig mål, og kommuniser det

Det virker kanskje banalt, men det slurves ofte med, selv om det er veldig viktig.

• Hva skal prosjektet løse?
• Hva ønsker vi å oppnå?
• Hvorfor skal vi i gang med dette?

Sørg for at du kommuniserer målene til alle – enten det er utviklere, designere, rådgivere, innholdsprodusenter, tredjeparter eller kunden selv.

Jobb ut fra en metode

Jeg har mest erfaring fra prosjekter som redesign av websider. Da kan målet være at nettstedet skal over på en ny, teknisk plattform eller at de trenger et løft for å fremstå som mer oppdaterte – både design- og innholdsmessig. Behovene har endret seg, og nettsidene må fornye seg for å dekke disse.

Da jobber vi ut fra vår prosjektmetode for web. Den er styrende for alt fra hvordan budsjettet settes opp til fremdrift og leveranse.

Prosjektmetoden er delt inn i følgende faser:

• Målsettinger og analyse
• Innhold og funksjonalitet
• Rammeverksdesign
• Visuelt design
• Tekniske implementering
• Innholdsproduksjon og lansering

Her jobber vi oss fremover i fasene sammen med kunden og har løpende oppdateringer og møter underveis.

Hvem eier prosjektet?

Det er en viktig avklaring som må på plass før man setter i gang. Ellers risikerer du misforståelser, oppgaver som faller mellom to stoler, uklar kommunikasjon og mandat. Hvem skal ta den endelige avgjørelsen hvis det oppstår et uventet problem eller utfordring. Forankring er viktig!

Hvem skal lede prosjektet?

Kanskje det er en og samme person, men ikke alltid. Vi er konsulenter, og den som har det strategiske ansvaret for kunden er ikke nødvendigvis den som leder prosjektene. I mitt tilfelle er det slik at strategisk rådgiver deltar i de innledende møtene i hvert nye prosjekt, og da er jeg helt avhengig av gode overleveringer, for å treffe  på mål, metode og rammer.

Hvem skal delta i prosjektet?

For vår del styrer målet hvem som skal delta. Skal vi redesigne et nettsted, må vi ha et innledende møte med kunden for å avklare omfang. «Jeg vil bare ha et fresht design» kan bety så mangt. Kanskje det viser seg at kunden egentlig trenger en spesiell funksjonalitet, og det avdekker vi i et innledende møte. Da ser jeg om jeg trenger kompetansen til en utvikler med i prosjektet. Det er viktigere med riktige ressurser enn å gjøre prosjektgruppen så stor som mulig.

Fremdrift og kommunikasjon

Prosjektledelse er et eget fag. Det faget har ikke jeg tatt. Derfor leder jeg heller ikke store IT- eller utviklingsprosjekter for store organisasjoner. Men, jeg tør påstå at når rammene er satt, fremdriften og milepæler er definert, så er hyppige statusmøter og god kommunikasjon utrolig viktig.

Alle prosjektdeltagerne må ha tydelige oppgaver med tydelige frister og vite rammene for de oppgavene som skal løses. Enten du bruker avanserte prosjektoppfølgingsverktøy, eller har en Excelfil, så er det viktig å tillegge hver oppgave med en ressursperson, et estimat på tidsbruk og en tidsfrist for når den skal være utført. Først da har du mulighet til å holde oversikt og kunne rapportere til de som trenger å vite status.

Masse lykke til!